Sistema de Información para la Administración

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Plataforma.

El propósito principal de un MIS es ayudar a que la organización logre sus objetivos al proporcionar a los gerentes conocimientos de las operaciones habituales de la organización con el fin de que puedan controlar, organizar y planear con más efectividad y eficiencia. En resumen, un MIS le proporciona a los gerentes información y apoyo para tomar decisiones efectivas, y les ofrece retroalimentación referente a las operaciones diarias. En este procedimiento, el MIS añade valor a los procesos dentro de la organización. Por ejemplo, un MIS de la producción es un grupo de sistemas integrados que puede ayudar a los gerentes a supervisar un proceso de fabricación para maximizar el valor de las materias primas a medida que se incorporan a productos terminados. En su mayor parte, esta supervisión se realiza a través de varios resúmenes de informes que elabora el MIS. Estos se pueden obtener mediante la depuración y análisis de los datos detallados que se hallan en las bases de datos de procesamiento de transacciones y por medio de la presentación de los resultados a los gerentes en una forma significativa. Estos informes dan apoyo a los gerentes al proporcionarles datos e información para tomar decisiones en una forma que los puedan utilizar con facilidad. 

En la figura 9.1 se muestra el papel del MIS dentro del flujo de información de una organización. Obsérvese que las operaciones de negocios pueden registrarse en la organización a través de los métodos tradicionales, mediante Internet, o por una extranet que conecte a los clientes y proveedores con los sistemas de procesamiento de transacciones de la empresa.

Como se muestra en la figura 9. 1, los resúmenes de informes provenientes del MIS son tan sólo uno de los muchos recursos de información que están disponibles para los gerentes. Como se analizó antes, el uso de los sistemas de información para la administración incluye todos los niveles de la administración. Es decir, proporcionan apoyo a los empleados y son utilizados por ellos en toda la organización.

Figura 9.1. Fuentes de información administrativa.   

Cada MIS es un grupo integrado de subsistemas, que por lo común se organizan a lo largo de líneas funcionales dentro de la organización. Por lo tanto, un MIS financiero incluye subsistemas que atienden la elaboración de informes financieros, el análisis de ganancias y pérdidas, el análisis de costos y el uso y la administración de los fondos. Muchos subsistemas funcionales comparten ciertos recursos de hardware, datos y con frecuencia incluso de personal. Sin embargo, algunos subsistemas son autónomos dentro de un área funcional y son convenientes para un propósito especializado. Uno de los papeles de los gerentes de los sistemas de información es aumentar la eficiencia global del MIS mediante el mejoramiento de la integración de subsistemas. Por ejemplo, dos departamentos funcionales diferentes pueden recopilar y mantener datos similares (por ejemplo, listas de clientes que mantienen tanto ventas como contabilidad). O tal vez un área funcional usa recursos de hardware sólo en forma parcial y éstos pueden ser compartidos con otras. 

Aun cuando es importante aumentar la eficiencia general del MIS, todos los gerentes (incluidos los de SI) deben comprender que una función importante del MIS es mejorar la efectividad al proporcionar la información correcta a la persona adecuada, en la forma y el momento convenientes. Con demasiada frecuencia se olvida este aspecto del MIS. En su gusto por mejorar la eficiencia del sistema mediante la integración, algunos gerentes de SI ignoran las necesidades básicas de solución de problemas de los gerentes funcionales. 

Entradas a un sistema de información para la administración. 

Los datos que se introducen a un MIS se originan tanto en fuentes internas como externas (véase la figura 9.1). La fuente interna de datos más importante para un MIS son los diversos TPS de la organización. Una de las principales actividades de un TPS es capturar y almacenar los datos que se producen de las continuas operaciones de negocios. Para cada operación de negocios, varias aplicaciones de TPS hacen cambios en las bases de datos de la organización y las actualizan. Por ejemplo, la aplicación de facturación ayuda a mantener actualizada la base de datos de cuentas por cobrar para que los gerentes identifiquen a los deudores de la compañía. Estas aplicaciones de bases de datos son importantes fuentes internas de datos para el sistema de información para la administración. En las compañías que han puesto en operación un sistema ERP, el grupo de bases de datos relacionadas con este sistema es una fuente importante de datos internos para el MIS. Las aplicaciones de comercio electrónico también pueden ser una entrada importante para un MIS. Otros datos internos provienen de áreas funcionales específicas en la empresa. Las fuentes externas de datos pueden incluir clientes, proveedores, competidores y accionistas cuyos datos no han sido capturados por el TPS, así como otras fuentes. Muchas compañías han puesto en operación extranets para enlazarlas con estas entidades y permitir el intercambio de datos e información.

El MIS emplea los datos obtenidos de estas fuentes y los procesa y convierte en información más utilizable para los gerentes, principalmente bajo la forma de informes predeterminados. Por ejemplo, en lugar de obtener sólo una relación cronológica de actividades de ventas durante la semana anterior, un gerente de ventas a nivel nacional podría obtener los datos de las ventas semanales de su organización en un formato que le permita visualizar la actividad de ventas por regiones, por representante de ventas local, por producto, e incluso en comparación con las ventas del año anterior. 

Salidas de un sistema de información para la administración.

La salida de un sistema de información para la administración es un grupo de informes que se distribuye a los gerentes. Tales informes incluyen: informes programados, de indicadores básicos, a solicitud, de excepciones y de búsqueda (véase la figura 9.2). 

Informes programados. Los informes programados se elaboran en forma periódica, o de acuerdo con un programa que podría ser diario, semanal o mensual. Por ejemplo, un directivo de producción podría utilizar un informe semanal resumido que liste los costos totales de nóminas a fin de supervisar y controlar los costos de la mano de obra y el trabajo. Un informe de fabricación que se elabore una vez al día para supervisar la manufactura de un nuevo producto es otro ejemplo de un informe programado. Otros informes programados pueden ayudar a los gerentes a controlar el crédito de los clientes, el desempeño de los representantes de ventas, los niveles de los inventarios, etcétera 

 Informe de indicadores básicos. Un informe de indicadores básicos resume las actividades esenciales del día anterior y por lo general se encuentra disponible al inicio de cada día laborable. Estos informes pueden resumir los niveles de los inventarios, la actividad de producción, el volumen de las ventas y otras actividades similares. Los informes de indicadores básicos son empleados por los gerentes y los ejecutivos para llevar a cabo, en forma rápida, las acciones correctivas sobre aspectos importantes de la empresa. 

Informes a solicitud. Los informes a solicitud se elaboran a solicitud de un gerente para proporcionarle cierta información. En otras palabras, se elaborarán bajo solicitud. Por ejemplo, un ejecutivo quizá quiera conocer la producción de un artículo en particular -para proporcionar la información solicitada se puede elaborar un informe a solicitud-. Entre otros ejemplos de informes a solicitud se incluyen los informes solicitados por los ejecutivos para mostrar las horas trabajadas por un empleado en particular, las ventas totales de un producto hasta la fecha, etcétera. 

a) Informe programado.

Informe detallado de las ventas diarias
Preparado 10/08/XX
Pedido #	ID del cliente	ID del vendedor	Fecha planeada del embarque	Cantidad	Articulo #	Importe
P12453	C89321	CAR	12/08/96	144	P1234	$3 214
P12453	C89321	CAR	12/08/96	288	P3214	$5 660
P12454	C03214	GWA	13/0896	12	P4902	$1 224
P12455	C52313	SAK	12/08/96	24	P4012	$2 448
P12456	C34123	JMW	13/08/96	144	P3214	$720
........	........	.......	........	........	........	........
b) Informe de indicadores básicos.
Informe de indicadores básicos de ventas diarias
				Este mes	Mes anterior	Año anterior
Total de pedidos del mes  a la fecha				$1 808	$1 694	$1 914
Ventas previstas para el mes				$2 406	$2 224	$2 608
c) Informe a solicitud.
Informe resumido de ventas diarias por vendedor
Preparado 10/08/XX
		ID del vendedor			Importe
		CAR			$ 42 345
		GWA			$ 38 950
		SAK			$ 22 100
		JMW			$ 12 350
		........			.........
d) Informe de excepciones.
Informe de excepciones de ventas diarias-Pedidos  de mas de 10 000 dólares
Preparado 10/08/XX
Pedido #	ID del cliente	ID del vendedor	Fecha planeada del embarque	Cantidad	Articulo #	Importe
P12453	C89321	GWA	08/12/96	576	P1234	$12 856
P22153	C00453	CAR	08/12/96	288	P2314	$28 800
P23023	C32832	JMN	08/11/96	144	P2323	$14 400
........	........	........	........	........	........	........
........	........	........	........	........	........	........

Informes de excepciones. Los informes de excepciones son los producidos en forma automática cuando se presenta una situación inusual o que requiere de acción por parte de la administración. Por ejemplo, un gerente podría establecer un parámetro que elabore un informe de todos los artículos del inventario para los que haya existencias menores al equivalente a cinco días de ventas. Ésta es una situación inusual que requiere de una acción rápida para evitar quedar sin existencias del artículo. El informe de excepciones, elaborado por este parámetro, sólo contiene artículos con existencias para cinco días de ventas. Al igual que los informes de indicadores básicos, los de excepciones se usan con más frecuencia para supervisar aspectos importantes para el éxito de una organización. En general, cuando se elabora un informe de excepciones, un gerente o un ejecutivo realiza una acción. Los parámetros, o puntos de iniciar una acción, se tienen que establecer con cuidado. De dichos puntos, los que se establezcan demasiado bajos pueden ocasionar la abundancia de informes de excepciones; si son demasiado altos, podrían producir que se ignoraran problemas que requieren acción. Por ejemplo, si un gerente quiere un informe que contenga todos los proyectos que excedan el presupuesto en 100 dólares o más, quizá se encuentre con que casi todos los proyectos de la compañía exceden su presupuesto en por lo menos esa cantidad.   

e) Informe de búsqueda de primer nivel

Utilidades por trimestre (millones)
		Real	Pronostico	Variación
2do. trimestre	1999	$12.6	$11.8	6.8%
1er. trimestre	1999	$10.8	$10.7	0.9%
4to. trimestre	1998	$14.3	$14.5	-1.4%
3er. trimestre	1998	$12.8	$13.3	-3.8%
f) Informe de búsqueda de segundo nivel.
2do. trimestre 1999		Real	Pronostico	Variación
Ventas brutas		$110.9	$108.3	2.4%
Gastos		$98.3	$96.5	1.9%
Utilidad		$12.3	$11.8	6.8%
g) Informe de búsqueda de tercer nivel.
Ventas por división (millones)
2do. trimestre 1999		Real	Pronostico	Variación
Atención a la belleza		$34.5	$33.9	1.8%
Atención a la salud		$30.0	$28.0	7.1%
Jabón		$22.8	$23.0	-0.9%
Comidas rápidas		$12.1	$12.5	-3.2%
Electrónica		$11.5	$10.9	5.5%
Total		$110.9	$108.3	2.4%
h) Informe de búsqueda de cuarto nivel.
Ventas por categoría de productos (millones)
2do. Trimestre 1999 División: atención a la salud		Real	Pronostico	Variación
Pasta de dientes		$12.4	$10.5	18.1%
Enjuague bucal		$8.6	$8.8	-2.3%
Medicinas sin receta		$5.8	$5.3	9.4%
Productos para el cuidado de la piel		$3.2	$3.4	-5.9%
Total		$30.0	$28.0	7.1%

Es probable que el punto de acción de 100 dólares sea demasiado bajo. Un punto de inicio de acción de 10 000 dólares podría ser más conveniente. El Republic National Bank de Nueva York usa los informes de excepciones para administrar sus cuentas legales anuales de 15 millones de dólares. El banco recibe por vía electrónica facturas de sus despachos de abogados. Un software revisa las cuentas contra las pautas de honorarios de Republic y de inmediato elabora un informe de excepciones para las secciones que no estén de acuerdo. Entre algunas de las reglas: las copias fotostáticas no pueden costar más de 10 centavos por página; los gastos de viajes, faxes, fotocopiado, servicios de mensajeros y otros gastos no relacionados con los honorarios no deben exceder al 10% de la cuenta total. El banco está añadiendo una nueva regla que prohibe que más de un abogado asista a una reunión, audiencia o juicio, a menos que esto se haya aprobado con anticipación. El empleo de este software se hizo posible cuando la American Bar Association (Asociación Estadounidense de Abogados), escandalizó en 1995 los códigos de facturación en Estados Unidos, para todos los despachos de abogados de un modo muy similar a los códigos de diagnósticos estandarizados que usan los médicos para las empresas de seguros. Por ejemplo, los gastos relacionados con un juicio ahora se desglosan por fases (evaluación del caso, descubrimiento), tareas (recopilación de informacion, declaraciones) y actividades (borradores/revisiones, comunicaciones con los clientes). A cada elemento se le asigna un número. Por ejemplo, elaborar el borrador de un documento tiene el código A103.¹ 

Informes de búsqueda. Los informes de búsqueda proporcionan datos cada vez más detallados sobre una situación. Nabisco Biscuit Company, con ingresos por más de 8 mil millones de dólares, es conocida por sus muchas marcas líderes, incluidas las galletas Oreo, ¡Chips Ahoy!, Ritz y Premium y los productos bajos en grasa y libres de grasa SnackWell. Nabisco emplea docenas de analistas y gerentes financieros para identificar y aprovechar cualquier ventaja para mejorar la rentabilidad de cada producto. Se mantiene el registro de todos los costos relacionados con unidades específicas de mantenimiento de existencias para determinar la rentabilidad. Mediante el uso de los informes de búsqueda, los analistas están en posibilidad de revisar información a un alto nivel, como total de galletas, hasta un nivel más minucioso como Oreo y un nivel muy detallado como galletas Oreo Double-Stuf.² 

Desarrollo de informes efectivos. Los reportes de los sistemas de información para la administración pueden ayudar a los gerentes a desarrollar mejores planes, tomar decisiones más acertadas y obtener un mayor control sobre las operaciones de la empresa. Es importante reconocer la posibilidad de que algunos tipos importantes de informes se traslapen. Por ejemplo, un gerente puede exigir un informe de excepciones o establecer puntos de inicio de acciones para artículos en un informe de indicadores básicos. Al diseñar y desarrollar informes se deben seguir ciertos lineamientos a fin de obtener los mejores resultados. En la tabla 9.1 se explican estos lineamientos. 

 

Características de un sistema de información para la administración.

Todos los informes (programados, de indicadores clave, a solicitud y de búsqueda), han ayudado a los gerentes y ejecutivos a tomar decisiones más acertadas y oportunas. Al seguir los lineamientos para desarrollar informes efectivos, se pueden obtener ingresos más altos y menores costos. En general, los sistemas de información para la administración realizan las siguientes funciones: 

• Proporcionan informes con formatos fijos y estándar. Por ejemplo, los informes programados para control de inventarios quizá contengan los mismos tipos de información que se encuentran en las mismas ubicaciones en los informes. Diferentes gerentes pueden usar el mismo informe para propósitos diferentes.

• Elaboran informes impresos en papel y en pantalla. Algunos informes MIS se imprimen en papel y se consideran informes impresos. La mayoría ve los informes en las pantallas de las computadoras. Por lo general, los informes en pantalla se formatean de un modo similar a un informe impreso. En otras palabras, un gerente puede ver directamente un informe MIS en la pantalla de su computadora, pero también puede aparecer en papel, en el formato impreso estándar. El tipo de informe MIS de uso más general aún es el impreso en papel.

• Emplean datos internos almacenados en el sistema de computación. Los informes MIS usan principalmente fuentes internas de datos que se encuentran en bases de datos computarizadas. Algunos MIS usan fuentes externas de datos acerca de competidores, el mercado, etc. Internet es una fuente de datos externos que se usa con frecuencia.

• Los usuarios finales pueden desarrollar sus propios informes hechos de acuerdo con sus necesidades. Mientras que los analistas y programadores quizá participen en el desarrollo y puesta en operación de informes MIS complejos que requieran datos de muchas fuentes, los usuarios finales están desarrollando en forma creciente sus propios programas sencillos para hacer preguntas a una base de datos y elaborar informes básicos.

• Requieren solicitudes formales de los usuarios. Cuando el personal de sistemas de información desarrolla y pone en operación informes MIS, por lo general se requiere presentar una solicitud formal al departamento de sistemas de información para recibir esos informes. Los informes desarrollados por los usuarios finales requieren mucha menos formalidad.

 

Sistemas de información para la administración que dan una ventaja competitiva.

Un MIS proporciona apoyo a los gerentes mientras trabajan para alcanzar las metas corporativas. Les proporciona retroalimentación y conocimientos de las operaciones habituales de la organización. Les permite comparar resultados con los objetivos establecidos por la compañía e identificar sectores problemáticos y oportunidades para mejoramiento. Al contar con un mejor conocimiento y comprensión, los gerentes están en posibilidad de controlar, organizar y planear de un modo más efectivo y eficiente. Por lo tanto, un MIS efectivo puede darle una ventaja competitiva a una organización y por lo menos una ventaja temporal sobre otra organización que no cuente con estos sistemas. 

El desarrollo de un nuevo MIS o modificación de uno ya existente no siempre produce una ventaja competitiva. En la mayor parte de los casos, el simple hecho de obtener software o equipos que cualquier competidor puede adquirir no producirá una ventaja a largo plazo. Sin embargo, utilizar el MIS de un modo más efectivo puede proporcionar una ventaja competitiva a la empresa. En la mayor parte de los casos, las empresas que conocen cuáles son los datos que deben obtener (y cómo relacionarlos de manera apropiada) y cuándo y en qué forma presentarlos a los gerentes adecuados, logran la ventaja más importante por medio del MIS. Esta ventaja puede tener una repercusión importante sobre los costos, las utilidades, los servicios al cliente y los nuevos productos.

Domino's Pizza puso en operación un MIS integrado, que incluye administración de inventarios, despacho de pedidos, fabricación, contabilidad y recursos humanos. Dominos se inclinó por un sistema único, unificado, para que todos reciban información de la misma base de datos corporativa. El objetivo es que los gerentes de la compañía tengan acceso completo, de tiempo real, a información importante para toda la empresa.³ 

MIS y la tecnología Web.

Cada vez más las organizaciones hacen que los datos de sus sistemas de información para la administración estén disponibles a los usuarios mediante la tecnología Web. Los gerentes pueden tener acceso a los datos utilizando la Web de su empresa y el software para navegar en la red cargados en sus computadoras personales. Se puede tener acceso a los datos para emplearlos en diferentes funciones de negocios a través de un sitio en la Web diseñado especialmente para ellos. Desde allí, los usuarios pueden navegar a través de los datos mediante la misma tecnología utilizada para navegar en la Web, incluidos motores de búsqueda con grandes capacidades, HTML, enlaces, etc. Para un ejemplo de cómo una compañía proporciona acceso Web a un MIS diseñado para apoyar a los agentes de servicios a clientes y a los vendedores, léase la sección "Comercio electrónico" de este capítulo. 

Aspectos funcionales del MIS.

La mayor parte de las organizaciones se estructuran a lo largo de líneas o áreas funcionales. Esto es algo que se puede ver de forma común en un organigrama, que por lo general presenta a los vicepresidentes debajo del presidente. Algunas de las áreas funcionales tradicionales son contabilidad, finanzas, mercadotecnia, recursos humanos, investigación y desarrollo, servicios legales, administración de operaciones/producción y sistemas de información.

Figura 9.3. El MIS es un grupo integrado de sistemas de información, los cuales dan soporte en forma individual a áreas funcionales especificas 

Además, cada una de estas áreas funcionales dentro de la organización contiene los diversos niveles de administración (estratégica, táctica y operacional). Por lo tanto, además de clasificar en forma vertical la administración en las diversas áreas funcionales, ésta se agrupa de manera horizontal en niveles estratégicos, tácticos y operacionales. Cada área funcional utiliza su propio grupo de subsistemas de funciones específicas, todo lo cual establece en alguna forma una interfaz con el TPS (sistema de procesamiento de transacciones) y con el MIS. Cada una de estas áreas requiere información y soporte diferentes para tomar decisiones; también comparten algunas necesidades de información comunes. Mediante el empleo de un método funcional, se desarrolla la información para los gerentes de área funcionales, extendiéndose con frecuencia a todos los niveles de la administración dentro de cada área funcional (véase la figura 9.3). Por lo tanto, una parte del MIS general se organiza para dar soporte al área funcional financiera. Se elaborarían informes que se comparten entre todos los niveles de administración de contabilidad, así como informes diferentes para cada uno de los niveles. Esta misma estrategia se aplica a los gerentes de niveles alto, mediano y bajo de mercadotecnia, al igual que para cada una de las áreas funcionales. Cada área funcional recibe reportes que le proporcionan información dirigida a las necesidades particulares de ese grupo. 

Cuando se adopta un método funcional, se deben enlazar los diferentes sistemas de información para la administración. Véase en la figura 9.3 el rectángulo largo titulado "El MIS de una organización" que rodea los cinco subsistemas de información funcional. De lo contrario, la organización podría terminar con un conjunto de sistemas desordenados e ineficaces. Una forma de unificar e integrar los diversos sistemas es mediante una base de datos compartida, tal como se muestra en la figura 9.4. El empleo de una base de datos común no sólo sirve para integrar los diversos MIS funcionales sino que también puede enlazar los TPS de la organización con diversos de éstos. La integración de diferentes sistemas de información hace más sencillo compartir los datos y la información -lo que puede conducir a menores costos, informes más exactos y mayor eficiencia organizacional.

Figura 9.4. A menudo, los MIS de áreas funcionales se integran mediante una base de datos común.    

Sistema de Información para la Administración de Finanzas.

El mundo de las finanzas corporativas ha cambiado desde sólo administrar las operaciones de finanzas y administración, como son la supervisión del flujo de efectivo y la rentabilidad, a impulsar realmente las decisiones fundamentales de la organización y ayudar a definir las estrategias que hacen que las compañías tengan éxito. En el ambiente actual, complejo y en rápido cambio, el cumplimiento de este papel exige un sistema de finanzas global completo. El software de finanzas integrado de un sistema ERP puede desempeñar un papel decisivo en la satisfacción de esa necesidad. Esos sistemas financieros complejos son capaces de proporcionar a los gerentes y ejecutivos financieros la información oportuna que es esencial para el éxito en la actual economía global en rápido cambio. La historia ha mostrado las consecuencias de decisiones financieras deficientes. Bancos e instituciones de ahorro han quebrado por causa de malas decisiones y condiciones económicas desfavorables. Las deudas excesivas también han hecho que corporaciones vayan a la quiebra. Por otra parte, las buenas decisiones financieras han dado origen a organizaciones en crecimiento y prósperas. 

El MIS financiero se puede poner en operación como un grupo de software y varios archivos que se actualizan por un gran número de transacciones de datos capturadas a través de varios sistemas de procesamiento de transacciones (por ejemplo, captura de pedidos, cuentas por pagar, compras, etc.). En las organizaciones en las que se ha puesto en operación un sistema ERP, el MIS de finanzas se fundamenta en el uso de una base de datos común de datos financieros compartidos por numerosas funciones. Las compañías multinacionales adoptan ya los módulos financieros de un ERP integrado, por dos razones. Primero, al permitir mejores prácticas, la puesta en operación de un sistema ERP ayuda a la empresa a cumplir metas corporativas tales como minimizar los costos administrativos, reducir los ciclos de tiempo y aumentar la productividad, al mismo tiempo que se libera a la organización financiera para que centre su atención en temas de negocios estratégicos. Segundo, las compañías que operan a nivel mundial necesitan soluciones empresariales que incluyan y respalden los países en los que piensan hacer operaciones -incluido operar en múltiples idiomas y monedas, dar soporte a las prácticas de negocios y requisitos legales locales, y manejar operaciones de negocios difíciles a través de fronteras. 

Un MIS de finanzas proporciona información financiera no sólo para ejecutivos sino también para un grupo más amplio de personas que necesitan tomar mejores decisiones sobre una base diaria. La localización de oportunidades e identificación rápida de problemas puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa. Un sistema ERP integrado que incluya la función de finanzas maximiza las capacidades de tomar decisiones al asegurar que la información de negocios correcta llegue a las personas y en el momento apropiados. Específicamente, el MIS de finanzas realiza las siguientes funciones: 

• Integra en un solo MIS la información financiera y operacional de múltiples fuentes, incluida Internet

• Proporciona a los usuarios fácil acceso a datos, tanto financieros como no financieros, a menudo mediante el uso de la intranet de la corporación para tener acceso a páginas de la Web corporativa de datos e información financieros

• Hace que los datos financieros estén disponibles en forma oportuna para acortar el tiempo de preparación de análisis 

• Permite el análisis de datos financieros de acuerdo con múltiples dimensiones: tiempo, geografía, producto, planta, cliente

• Analiza la actividad financiera histórica y actual

• Supervisa y controla el uso de los fondos en el tiempo

En la figura 9.5 se muestran entradas, subsistemas específicos de función y salidas característicos de un MIS de finanzas. 

Entradas al MIS de finanzas. 

Las acciones gerenciales apoyadas por el MIS de finanzas requieren de diversos datos e información. A continuación se estudian, en forma breve, las fuentes de entradas, tanto internas como externas.

Figura 9.5. Visión general de un MIS de finanzas.

Plan estratégico o políticas corporativas. El plan financiero contiene objetivos financieros importantes. Algunas de las mediciones que se pueden incluir en el plan estratégico son los objetivos financieros, las razones de deudas y préstamos y los rendimientos esperados. A menudo el plan proyecta las necesidades financieras de la compañía en cualquier momento desde uno a cinco años en el futuro. Muchas necesidades específicas de información tales como el rendimiento sobre la inversión para varios proyectos, las razones deseadas de deuda a equidad y las necesidades de efectivo esperadas, vienen directamente del plan estratégico. 

El sistema de procesamiento de transacciones. Se obtiene información importante de casi todas las aplicaciones de procesamiento de transacciones- nóminas, control de inventarios, procesamiento de pedidos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y libro mayor general. Los costos totales de las nóminas, la inversión en inventarios, las ventas totales en el tiempo, la cantidad pagada a los pro- veedores, la cantidad total adeudada a la compañía por clientes y datos contables detallados, proporcionan la base para muchos informes financieros. 

Fuentes externas. La información de y acerca de la competencia puede ser fundamental para tomar decisiones financieras. En los informes MIS se pueden incluir los reportes y estados financieros anuales de los competidores así como secciones de noticias en general e informes, para proporcionar unidades de medición o como una base para comparaciones. Internet se usa como una fuente de ese tipo de información. Las agencias del gobierno también proporcionan información económica y financiera importante. La inflación, los índices de precios al consumidor, el inicio de la construcción de nuevas casas y los principales indicadores económicos pueden ayudar a una compañía a planear para condiciones económicas futuras. Además, en el MIS de finanzas se pueden reflejar leyes fiscales importantes y requisitos para la presentación de informes financieros. 

Subsistemas y salidas del MIS de finanzas.

Según sea de la organización y de sus necesidades, el MIS de finanzas puede incluir sistemas tanto internos como externos que ayuden en la adquisición, el uso y el control del efectivo, fondos y otros recursos financieros. Estos subsistemas del MIS de finanzas tienen un papel único en la adición de valor a los procesos de negocios de una empresa. Por ejemplo, una compañía urbanizadora de bienes raíces podría utilizar un subsistema de MIS de finanzas para ayudar en el uso y la administración de los fondos. Supóngase que la empresa recibe depósitos por 10,000 dólares para condominios en una nueva urbanización. Hasta que se inicie la construcción, la compañía estará en posibilidad de invertir estos fondos excedentes. Al usar informes elaborados por el MIS de finanzas se pueden analizar alternativas de inversión. La compañía podría invertir en nuevos equipos o comprar acciones y bonos mundiales. Las utilidades producidas por la inversión se pueden traspasar a los clientes en diferentes formas. La compañía puede pagar dividendos a los accionistas, comprar materiales de más alta calidad, o vender los condominios a un costo menor.

Los gerentes de finanzas necesitan información de sus MIS de finanzas para tener mejores informes administrativos y tomar mejores decisiones. También necesitan tener acceso a informes y datos internos adicionales para cumplir con las obligaciones que imponen las regulaciones. Es necesario tener acceso con facilidad a todos los datos. 

Otros importantes subsistemas financieros son las utilidades/pérdidas y contabilidad de costos, y la auditoría. Cada subsistema interactúa con el TPS en una forma especializada y tiene salidas de información que ayudan a los gerentes financieros a tomar mejores decisiones. Estas salidas incluyen informes -de sistemas de utilidades/pérdidas- y costos, informes de auditorías internas y externas e informes de uso y administración de los fondos. 

Sistemas de utilidades/pérdidas y costos. Dos sistemas financieros funcionales especializados son los sistemas de utilidades/pérdidas y costos, que organizan los datos de ingresos y costos para la compañía. Los TPS capturan los datos de ingresos y gastos de diversos departamentos y se convierten en una fuente interna principal de información financiera para el MIS.

Muchos departamentos dentro de una organización son centros de utilidades, lo que significa que mantienen un registro de los gastos totales y las utilidades netas. Un ejemplo de un centro de utilidades es la división de inversiones de una compañía grande de seguros o de tarjetas de crédito. Otros departamentos, como los de mercadotecnia o ventas, quizá sean centros de costos, que son divisiones dentro de la compañía cuya función principal es registrar las ventas o ingresos. Otros departamentos más quizá sean centros de costos, que son divisiones dentro de una compañía que no producen directamente ingresos, tales como la producción o investigación y el desarrollo. Estas unidades incurren en costos al producir poco o ningún ingreso. Los subsistemas de utilidades/pérdidas y costos del MIS de finanzas se encargan de recopilar (en su mayor parte mediante los TPS, pero en ocasiones también a través de otros canales), resumir e informar los datos de los centros de utilidades ingresos y costos. 

Auditoría.  

Los gerentes y ejecutivos de la organización se apoyan en los estados financieros elaborados por el MIS de finanzas para determinar si la organización está alcanzando niveles de utilidades. Otras personas fuera de la organización también se apoyan en los estados financieros elaborados por el MIS de finanzas para evaluar la solidez financiera de la organización. ¿Cómo comprueban estas personas si los estados financieros son correctos y reflejan con exactitud las condiciones financieras de la organización? Se apoyan en la auditoría.

La auditoría incluye analizar la situación financiera de una organización y determinar si los estados financieros y los informes elaborados por el MIS de finanzas son exactos. Puesto que son tantas las personas y organizaciones (inversionistas, banqueros, compañías de seguros, agencias del gobierno federal y de gobiernos estatales, competidores y clientes) que usan los estados financieros, tales como los estados de resultados y los balances generales, es importante contar con buenos procedimientos de auditoría. 

La auditoría interna la realizan personas dentro de la organización. Por ejemplo, el departamento de finanzas de una corporación quizá utilice un equipo de empleados para realizar una auditoría. Por lo común, la auditoría interna se lleva a cabo para comprobar la eficacia de la organización, en cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos establecidos por la compañía, por ejemplo no tener existencias en inventarios para más de cinco semanas, terminar todos los informes de un viaje en el transcurso de una semana después de éste. La auditoría externa la realiza un grupo externo, tal como una firma de contadores o de asesoría (Arthur Andersen, Deloitte & Touche, por ejemplo). El propósito de una auditoría externa es proporcionar una imagen imparcial de la situación financiera de una organización. La auditoría también puede descubrir fraudes y otros problemas. 

Usos y administración de fondos. Otra función importante del MIS de finanzas es el uso y la administración de los fondos. Con frecuencia las compañías que no administran y usan los fondos con efectividad obtienen menos utilidades o se enfrentan a la quiebra. Las salidas del subsistema del uso y administración de fondos, en combinación con otros subsistemas del MIS de finanzas, pueden detectar problemas graves en el flujo de efectivo y ayudar a la organización a aumentar sus utilidades. 

Los usos internos de los fondos incluyen inventarios adicionales, plantas y equipos nuevos o modernizados, mano de obra adicional, la adquisición de otras compañías, nuevos sistemas de computación, mercadotecnia y publicidad, materias primas, terrenos, inversiones en nuevos productos e investigación y desarrollo. Por lo general, los usos externos de los fondos se relacionan con inversiones. En ocasiones una compañía podría tener un excedente de efectivo, proveniente de las ventas, que se coloca en una inversión externa. Con frecuencia los usos externos de los fondos incluyen cuentas de banco, acciones, bonos, documentos, pagarés, futuros, opciones y divisas. 

 

Sistema de Información para la Administración de la Producción.

Más que cualquiera otra área funcional, la producción ha sido afectada por los grandes avances en la tecnología. Como consecuencia de ello, muchas operaciones industriales han mejorado en forma drástica en la última década. De hecho, con la tendencia de mejorar la calidad y la productividad, resulta cada vez más esencial contar con un proceso de fabricación eficiente y efectivo. En todos los niveles de la fabricación se insiste en el uso de sistemas computarizados -desde el taller hasta las oficinas ejecutivas-. En la figura 9.6 se proporciona una visión general de algunas de las entradas al MIS de la producción, los subsistemas y las salidas. El proceso de fabricación incluye varias tareas interdependientes por completo, en las que un cambio pequeño afecta a muchas tareas. El uso de un ERP integrado que incluya la fabricación, proporcione la flexibilidad para hacer ajustes y mejoramientos sin riesgos, se adapte a los cambios sin demoras y brinde los procesos de acuerdo con las necesidades de la empresa para satisfacer a los clientes más exigentes. Al integrar las funciones de producción considerando la administración financiera y recursos humanos, el ERP proporciona un mejor control sobre cada aspecto fundamental de las operaciones de fabricación. Prácticamente se eliminan las tareas administrativas, el papeleo se transforma en procedimientos en línea y las tareas de comunicaciones se pueden manejar en forma electrónica mediante EDI e Internet. El ERP de fabricación también utiliza Internet y la intranet de la corporación para enlazar las unidades de negocios nacionales e internacionales, para facilitar las operaciones descentralizadas y el control centralizado. En múltiples idiomas, monedas, países, o en una sola ubicación industrial, el ERP integrado ofrece incontables oportunidades de modernizar las operaciones, reducir los gastos indirectos y responder con rapidez a las presiones de la competencia. 

 

Figura 9.6. Visión general de un MIS de la producción.

 

Entradas al MIS de la producción.

Las entradas al MIS de la producción provienen en forma principal de operaciones que se relacionan con el flujo y la conversión de materiales a través de la organización. Algunas fuentes de información son externas, pero la mayor parte de ellas son internas. Entre las fuentes de información para el MIS de la producción se incluyen las siguientes: 

Plan estratégico o políticas corporativas. El MIS de la producción obtiene su dirección general del plan estratégico. Este documento de planeación a largo plazo puede especificar los objetivos o restricciones de calidad, producción y servicios. En este documento a menudo se reflejan la expansión a nuevas instalaciones o la posibilidad del cierre de una planta. Entre algunas de las entradas al MIS de la producción que pueden provenir del plan estratégico se encuentran el aumento en la capacidad de producción, las restricciones a la cantidad de empleados autorizados, las modificaciones a la política de inventarios y nuevos programas y parámetros de calidad. 

El TPS: procesamiento de pedidos.  

El proceso de fabricación se inicia cuando los clientes colocan pedidos por bienes y/o servicios. El sistema de procesamiento de pedidos, que se presentó en el capítulo 8, es una de las primeras aplicaciones computarizadas en el ciclo de vida de la fabricación y un subsistema importante que incluye tanto al TPS como al MIS. En esencia este sistema se diseñó para manejar la captura de pedidos y todos los aspectos relacionados con ello, incluido la edición y verificación de los pedidos, actualización de la base de datos, cancelación de pedidos y ajustes a pedidos colocados en forma previa. American Hospital Supply, McKesson-Robbins, Wal-Mart, General Motors, Eastman Kodak y Baxter International revolucionaron el procesamiento de pedidos al enlazar su computadoras con las de sus proveedores para realizar las operaciones en forma electrónica. Las compañías estadounidenses ya realizan compras de mercancías con un monto de 500 mil millones de dólares cada año. El comercio electrónico que utiliza técnicas como EDI (capítulo 6) y compras a través de Internet (capítulo 7) puede rebajar en forma drástica el costo de procesar una orden de compra.

Muchos sistemas de procesamiento de pedidos pueden calcular comisiones, excesos en los precios, descuentos por cantidad, ajustes, cargos por el impuesto sobre las ventas y recargos. La mayor parte de ellos puede agregar comentarios cuando resulte conveniente. Los datos provenientes del sistema de procesamiento de pedidos se pueden usar en varias formas. El departamento de producción puede usar la información del procesamiento de pedidos como sus datos de inventarios -para prever las necesidades de materias primas. 

El TPS: datos de inventario. Por lo común, la información sobre la cantidad y el uso de materias primas, el trabajo en proceso y los productos terminados se almacena en bases de datos en computadoras y se actualizan en forma continua. Los informes de inventarios son una fuente de datos importante para el MIS de la producción; pueden identificar cuando se produce alguna escasez, la calidad defectuosa y existencias excesivas, antes de que esos elementos causen problemas. 

El TPS: datos de recepción e inspección. Como ya se analizó, algunas compañías tienen un departamento de recepción con la responsabilidad de aceptar, inspeccionar y entregar a los departamentos apropiados todas las materias primas y suministros que llegan. Después, todos los datos de recepción e inspección se introducen al TPS. Estas entradas también las puede usar el MIS de la producción para informar sobre la cantidad, la calidad y la llegada de todas las materias primas. Los ejecutivos de producción usan estos informes para supervisar y controlar a los proveedores y vendedores que proporcionan las materias primas a la empresa. También se pueden elaborar informes que muestren si las materias primas se recibieron a tiempo. 

El TPS: datos del personal. Los datos del personal se capturan mediante los procedimientos de nóminas tradicionales, tales como tarjetas de tiempo y dispositivos de recopilación de datos industriales. Una vez que se capturan, los datos de mano de obra y personal son utilizados por el MIS de la producción en diversos informes y acciones administrativas. Por ejemplo, con este tipo de datos se puede lograr la determinación de los costos reales de mano de obra para trabajos de producción y definir el tiempo transcurrido para completar tareas. 

El TPS: el proceso de producción. El proceso de producción (incluidos las líneas de montaje, el equipo y la maquinaria, la inspección y el mantenimiento) produce una gran cantidad de datos para el MIS de la producción, tales como datos referentes a los trabajos, programas, dificultades en la producción y la utilización de los equipos. Los datos que se hallan dentro de estas bases de datos se capturan durante la producción de bienes y servicios. Los programas de producción, los informes de flujos de materiales y el cálculo de costos de trabajos son tipos característicos de datos almacenados como resultado del proceso de producción. 

Fuentes externas. Existen fuentes externas de datos para el MIS de la producción. Se pueden obtener nuevos procesos de fabricación y técnicas de diseño de compañías externas, periódicos y revistas y otras publicaciones, seminarios, así como en Internet. Estas fuentes externas pueden mantener actualizada a la compañía sobre los últimos procesos y técnicas de manufactura y fabricación. Los datos económicos generales acerca de la oferta de trabajo y la inflación pueden ayudar a predecir los costos de la mano de obra y los materiales. Fuentes informales, que incluyen amigos, organizaciones profesionales y socios de negocios, pueden ayudar a obtener información referente a la competencia, mejores procesos de producción y nuevos consumidores y clientes. 

Subsistemas y salidas del MIS de la producción.

Los subsistemas y las salidas del MIS de la producción supervisan y controlan el flujo de materiales, productos y servicios a través de la organización. El objetivo del MIS de la producción es elaborar productos que satisfagan las necesidades de los clientes -desde las materias primas que proporcionan los proveedores hasta los productos terminados y servicios brindados a los clientes- al costo más bajo posible. Las actividades de los subsistemas del MIS de la producción apoyan los procesos de negocios de valor agregado. Conforme las materias primas se convierten en productos terminados, el MIS de la producción supervisa el proceso en casi todas sus etapas. Tome el ejemplo de un fabricante de automóviles que convierte el acero en bruto, el plástico y otros materiales, en un automóvil terminado. En ese caso, el fabricante agregó miles de dólares de valor a las materias primas empleadas en el montaje del automóvil. Si el MIS de la producción también le permite al fabricante proporcionar colores de pintura, al gusto del cliente, en cualquiera de sus modelos, ha agregado aún más valor (aunque menos tangible) al asegurar la satisfacción directa del deseo del cliente. Por medio de este proceso, el MIS ayuda a proporcionarle a la compara la ventaja que puede diferenciarla de sus competidores. El éxito de una organización quizá dependa de la función de fabricación. En seguida se estudian algunos subsistemas y salidas de información comúnmente utilizados en la manufactura. 

Diseño e ingeniería. En las primeras etapas del desarrollo del producto, el departamento de ingeniería participa en muchos aspectos del diseño. El tamaño y la forma de las piezas, el modo en que los elementos eléctricos se acoplan al equipo, la colocación de controles en un producto y el orden en que se montan las piezas para convertirlas en el producto terminado son decisiones que se toman con la ayuda de los departamentos de diseño e ingeniería. En algunos casos se puede utilizar el diseño asistido por computadora (CAD, computer assisted design) para determinar, por ejemplo, cómo responderán a diversas condiciones y presión el ala o el fuselaje de un avión durante el vuelo. Los datos proporcionados por el diseño y la ingeniería también se pueden usar para identificar problemas en productos ya existentes y ayudar a desarrollar nuevos productos. Por ejemplo, Boeing usa un sistema CAD para desarrollar un plano digital completo de un avión antes de que llegue a iniciarse el proceso de su fabricación. Conforme se construyen y prueban modelos a escala, se revisa en forma constante el plano digital para que presente el diseño más actualizado. El empleo de esta tecnología le permite a Boeing reducir sus costos de fabricación y el tiempo que se requiere para diseñar un nuevo avión. Los fabricantes de botellas usan CAD para desarrollar modelos tridimensionales de su producto con el fin de revisarlo desde el punto de vista estético, de estabilidad, facilidad de manejo, etcétera. 

Programación maestra de la producción. El objetivo general de la programación maestra de la producción es proporcionar planes detallados para la programación de las instalaciones producción, tanto a corto como a largo plazo (véase la figura 9.7). Los paquetes de software para la programación maestra de la producción pueden incluir técnicas de elaboración de presupuestos que intenten determinar la demanda actual y futura de los productos y servicios. Una vez que se determina la demanda actual y estima la futura, el paquete de la programación maestra de la producción puede identificar las mejores formas de utilizar la instalación de fabricación y todo el equipo relacionado con ella. El resultado del proceso es un plan detallado que revela un programa para cada artículo que se fabricará. Por lo común, el programa para la programación maestra de la producción determina la producción para periodos futuros por cantidad de unidades o sus equivalentes en importes. La mayor parte de los programas también realizan un análisis de sensibilidad, que le permite a un gerente determinar cómo cambiaría el programa de producción con diferentes suposiciones relacionadas con los pronósticos de la demanda o cifras de costos. El programa de producción es fundamental para todo el proceso de producción. La información que se obtiene de esta aplicación se usa en todos los aspectos de la producción y la fabricación. Los programas de control de inventarios, planeación de la fuerza de trabajo, la entrega de productos y el mantenimiento, dependen de la información producida por el programa maestro de producción. 

Control de inventarios. Un aspecto importante para el proceso de fabricación es el control de los inventarios. Se han dado grandes pasos en el desarrollo de programas de control de inventarios efectivos, en lo referente a costos y programas de software, que permiten realizar nuevos pedidos en forma automática, así como elaborar pronósticos, documentos e informes de la planta, determinar los costos de fabricación, analizar el costo presupuestado, en contraste con el costo real, y desarrollar programas maestros de producción, requisitos de recursos y planes. Muchos programas de control de inventarios contienen ecuaciones matemáticas para el control de los inventarios. La mayor parte de estas fórmulas intentan determinar cuánto y cuándo realizar un pedido. Un método para determinar cuánto inventario debe pedirse se conoce como la cantidad económica de pedido (EOQ, economic order quantity). Esta cantidad se determina en forma tal que minimice los costos totales del inventario. La pregunta ¿qué cantidad debe solicitarse? se basa en la utilización del inventario en el tiempo. Por lo general, esta interrogante se contesta en términos de un punto de hacer un nuevo pedido (ROP, reorder point), que es el nivel crítico de las existencias. El punto en el que debe hacerse un nuevo pedido es un ejemplo excelente de un parámetro para un informe de excepciones. Cuando el nivel del inventario de un artículo en particular baja hasta el punto de volver a pedir, es decir al nivel crítico, se podría elaborar un informe de modo que se coloque de inmediato un pedido por la cantidad económica de pedido del producto. Conforme las compañías mejoran la rapidez y exactitud de sus sistemas de administración de inventarios, también intentan reducir el tiempo de espera necesario para reponer los artículos. 

 

Figura 9.7. Un programa maestro de producción para discos de computadora y discos compactos (CD) indica la cantidad de ellos que deben de producirse cada semana, en millares.  

Algunas secciones del inventario son dependientes entre sí. Por ejemplo, la mayor parte de los automóviles poseen entre sus características cuatro llantas y una de repuesto, un motor, una transmisión, etc. Puede hacerse una descripción más detallada si se describen las partes del motor, tales como el inyector de combustible, el múltiple de admisión, el múltiple de escape, el bloque del motor, etc. Cada uno de estos elementos del inventario se puede detallar aún más en un número especifico de tornillos, tuercas y otras piezas de ferretería. Tan pronto como una compañía decide que quiere producir un automóvil, puede calcular en forma directa todas las subpiezas y submontajes necesarios para producir ese automóvil. En la actualidad existen complejos programas de control de inventarios que ayudan a coordinar miles de artículos en existencia cuando la demanda de un artículo depende de la demanda de otro. Estas técnicas de inventarios se denominan plantación de requerimientos de materiales (MRP, materials requirements planning). El objetivo básico de la MRP es determinar cuándo se necesitan los productos terminados, para después trabajar hacia atrás para determinar las fechas máximas y los recursos necesarios para terminar a tiempo el producto final. Este tipo de planeación requiere un conocimiento profundo de la lista de materiales, que es la descripción de las piezas necesarias para hacer el producto final. Una vez que se conoce esto, el análisis MRP puede determinar las necesidades para un submontaje o pieza. Estos modelos le han ahorrado a las empresas millones de dólares en costos de inventarios al reducir los niveles de existencias, al mismo tiempo que minimizan las posibilidades de que se agoten y las demoras debidas a su escasez. 

La mayor parte de los programas de control de inventarios se pueden modificar para permitir a los gerentes poner en práctica diferentes políticas de inventarios. Las políticas de almacenaje, de puntos de volver a pedir y las cantidades de los pedidos se pueden variar para proporcionar un buen servicio al cliente al mismo tiempo que se minimizan los costos de los inventarios. 

MRPII. La planeación de recursos para la producción (MRPII, manufacturing resource planning) se refiere a un sistema integrado, en toda la compañía, con base en la programación de red que le permite a las personas llevar a cabo sus operaciones con un alto nivel de servicio al cliente y productividad, al mismo tiempo que se reducen los costos y los inventarios. La MRPII tiene un alcance más amplio que la MRP y por lo tanto a esta última se le ha puesto el sobrenombre “pequeño MRP”. Los sistemas MRPII fueron desarrollados en la década de 1960 por personas interesadas en investigar por qué algunas compañías se desempeñaban mejor que otras. Encontraron que las compañías más exitosas habían puesto en operación métodos muy disciplinados para responder a lo que se conoce como las preguntas universales sobre producción. En el caso de los productos terminados, dichas preguntas son: ¿Qué necesita el cliente?: (pronosticar la demanda). ¿Qué tenemos?: (control de inventarios). ¿Qué vamos a hacer?: (planeación de la producción). En lo referente a los materiales necesarios para hacer el producto, las preguntas son: ¿Qué se necesita para hacer el producto?: (lista de materiales). ¿Qué tenemos?: (control de inventarios), y ¿Qué necesitamos tener?: (planeación de suministros). La MRPII insiste en gran medida en la planeación con el fin de que el proceso de fabricación asegure que el producto correcto se encuentre en el lugar y momento idóneos. 

A mediados de la década de 1990, los proveedores de software (SAP, Peoplesoft, Computer Associates y Oracle) comenzaron a desarrollar software MIS integrado y sistemas ERP para abarcar el alcance de los procesos de trabajo relacionados con MRPII. Las compañías en todo el mundo han comenzado a poner en operación un MIS de la producción basado en el método MRPII, pero el costo ha sido muy alto. No tan sólo las compañías pagan hasta varios cientos de miles de dólares por el software, sino que los procesos de trabajo internos se tienen que rehacer para adaptarse a los procesos muy integrados que se requieren con el MRPII. 

Inventario justo a tiempo y producción. Altos niveles de inventarlos en la fábrica significan costos más altos, la posibilidad de daños y un proceso de fabricación ineficiente. Por lo tanto, un objetivo de un MIS de la producción es controlar los inventarlos a los niveles más bajos sin sacrificar la disponibilidad de productos terminados. Una forma de hacerlo es adoptar el método de inventarios justo a tiempo (JIT, just-in-time-inventory approach). Con este método los inventarios y los materiales se entregan justo antes de que se usen en un producto. Un sistema de inventarlos JIT debe tomar las medidas para que se entregue a la línea de montaje, por ejemplo, el parabrisas de un automóvil unos pocos momentos antes de que se coloque en el automóvil, en lugar de tenerlo en las instalaciones de la fábrica hasta que se hayan montado los demás componentes del automóvil. 

Originalmente el método JIT fue puesto en operación por muchas compañías japonesas. A uno de los métodos JIT se le conoce como kanban, palabra japonesa que significa "tarjeta". En la mayor parte de los casos, kanban es un sistema de dos tarjetas. Los trabajadores y los empleados de la fábrica usan una tarjeta de traspasos; se lleva junto con las piezas o los artículos del inventario hasta el área de trabajo. La tarjeta de producción inicia la nueva producción de artículos para el inventario. Los trabajadores y empleados juzgan sus propios índices de consumo de componentes; cuando los artículos comienzan a agotárseles, emplean una tarjeta de producción para que se produzca o entregue en la fábrica el inventario de componentes. La industria automotriz utiliza procedimientos similares para aproximarse a la situación de “cero inventarios”, en la cual las piezas que se necesitan llegan justo a tiempo para añadirlas a los automóviles en diversas etapas de la producción. Para poner en operación con éxito el JIT, los empleados tienen que saber que no es muy inteligente producir 100 mil piezas cuando la demanda inmediata del cliente es de 10 mil. Las empresas necesitan hacer una gran inversión en capacitación cuando cambian su proceso a la fabricación JIT y los sistemas MIS integrados.⁴

Aunque la JIT presenta muchas ventajas, también hace que las empresas sean más vulnerables a interrupciones del proceso. Aun en el caso de que sólo cierre una planta de piezas, una planta de montaje pudiera quedar sin inventario para seguir la producción. Sin embargo, muchas organizaciones han logrado mucho éxito con el control de inventarlos JIT, y el concepto general se ha ampliado para incluir otros aspectos del proceso de producción. Por lo tanto, los materiales (incluidos materias primas y suministros) se entregan cuando se necesitan en lugar de tenerlos almacenados por anticipado durante meses o días. El método de fabricación JIT requiere mejor coordinación y cooperación entre los proveedores y las compañías fabricantes, lo cual reduce en forma importante los costos.

Wal-Mart es el líder en el área de administración de inventarios, relaciones con los proveedores y el trabajo con los vendedores para hacer más eficiente toda la cadena de suministros. Terminó con gran éxito una prueba piloto de elaboración de pronósticos y reposición con Warner-Lambert y varias empresas dedicadas a la tecnología. El objetivo era mejorar la elaboración de pronósticos al compartir a través de Internet información sobre los clientes y productos entre los proveedores y los vendedores al por menor.⁵ 

Control de procesos. Los gerentes pueden usar varias tecnologías para controlar y modernizar el proceso de fabricación. Por ejemplo, se puede usar la computadora para controlar en forma directa los equipos de fabricación, mediante sistemas denominados fabricación asistida por computadora (CAM, computer assisted manufacturing). Los sistemas CAM tienen la capacidad de controlar máquinas taladradoras, líneas de montaje, etc. Algunos de ellos trabajan calladamente, son fáciles de programar y tienen rutinas de auto-diagnóstico para comprobar dificultades con el sistema de computación o el equipo de fabricación. 

La fabricación integrada por computadora (CIM, computer-integrated manufactuting) incluye el uso de computadoras para enlazar los componentes del proceso de producción en un sistema efectivo. El objetivo de la CIM es reunir todos los aspectos de la producción, incluido el procesamiento de pedidos, el diseño de productos, la fabricación, la inspección y el control de calidad, y   los embarques. Los sistemas CIM también aumentan la eficiencia al coordinar las acciones de diversas unidades de producción. En algunas áreas se usa CIM para funciones aún más amplias. Por ejemplo, se puede usar para integrar todos los sistemas organizacionales, no tan sólo los de producción. En la fabricación de automóviles, los ingenieros de diseño pueden hacer que los gerentes de finanzas evalúen sus ideas antes de que se fabriquen nuevos componentes para verificar que sean factibles desde un punto de vista económico. Esto no sólo ahorra tiempo, sino también dinero. 

Ford Motor puso en operación un ambicioso proyecto de diseño asistido por computadora denominado C3P. Se basa en una mezcla de software de CAD (diseño asistido por computadora), CAM, de la empresa Structural Dynamics y aplicaciones de ingeniería asistida por computadora (CAE, computer-aided engineering) de la propia Ford. C3P le permite a Ford desarrollar prototipos de camiones y automóviles con mayor rapidez que si construyese modelos de prueba desde cero. Por ejemplo, antes se necesitaban de dos a tres meses para construir, montar y probar un prototipo del chasis de un automóvil; con la tecnología C3P, Ford puede hacer todo eso en menos de dos semanas. El nuevo sistema detectó un problema en el montaje de un pequeño automóvil europeo mientras aún estaba en diseño. Si el error hubiese pasado la fase de diseño hasta llegar a la fábrica, le habría costado a Ford hasta 60 millones de dólares.⁶

Un sistema de fabricación flexible (FMS, flexible manufacturing system) es un método que le permite a las instalaciones de fabricación cambiar con rapidez la manufactura de un producto a otro. Por ejemplo, a la mitad de una corrida de producción se pueden hacer cambios al proceso de ésta a fin de hacer un producto diferente o cambiar los materiales de fabricación. Con frecuencia se usa una computadora para dirigir y poner en operación los cambios. Con el empleo de un FMS se pueden reducir en forma importante el tiempo y el costo de cambiar trabajos de fabricación, y las compañías pueden reaccionar con rapidez a las necesidades del mercado y la competencia. 

Por lo general, el FMS se pone en operación mediante sistemas de computación, robótica y otros equipos de fabricación automatizados. Se alimentan al sistema de computación las nuevas especificaciones del producto y después la computadora hace los cambios necesarios. Aunque son pocas las compañías que han puesto en operación por completo un sistema FMS, en los años recientes se ha visto un creciente uso general del método FMS. 

Control de calidad y pruebas. Con la creciente presión de los consumidores y una preocupación general por la productividad y la alta calidad, las organizaciones industriales actuales están dando más atención al control de la calidad, proceso que asegura que el producto terminado cumpla con las necesidades del consumidor. En un proceso continuo se usan gráficas de control para medir el peso, volumen, temperatura u otros atributos similares (véase la figura 9.8). Después se establecen límites superiores e inferiores para las gráficas. Si se exceden estos límites, se inspecciona el equipo de fabricación en busca de posibles defectos o probables problemas.

Cuando la operación de fabricación no es continua se pueden desarrollar planes de muestreos que le permiten al productor o al consumidor aceptar o rechazar uno o más productos. El muestreo de aceptación se puede usar para materiales tan sencillos como tornillos y tuercas o tan complejos como aviones. El desarrollo de límites para la gráfica de control y los planes específicos de muestreo para aceptación puede ser bastante complejo. Por lo tanto, se han desarrollado varios programas de software para control de calidad a fin de producir los planes de muestreo de aceptación convenientes y los límites para las gráficas de control. Cuando la operación de fabricación es continua o discontinuo, los resultados del control de calidad se analizan con cuidado para identificar oportunidades para mejoramientos. Con frecuencia los equipos que usan la administración de la calidad total (TQM, total quality management) o procesos de mejoramiento continuo (véase el capítulo 2) analizan estos datos para aumentar la calidad del producto o eliminar problemas en el proceso de fabricación. El resultado puede ser una reducción de los costos o un aumento de las ventas.

La información que se produce de los programas del control de calidad puede ayudar a los trabajadores a localizar problemas en el equipo de fabricación. Los informes de control de calidad también se pueden usar para diseñar mejores productos. Con la creciente insistencia en la calidad, los trabajadores deben continuar apoyándose en los informes y las salidas de esta importante aplicación.

 

Figura 9.8. Gráfica de control industrial. Esta gráfica se usa para supervisar la calidad del producto en una aplicación industrial de productos químicos. Las variaciones excesivas del producto de ciertas tolerancias ocasionan que esos productos se rechacen. 

 

Sistema de Información para la Administración de Mercadotecnia.

El MIS de mercadotecnia da soporte a las actividades administrativas en el desarrollo de productos, distribución, decisiones de fijación de precios, efectividad de las promociones y elaboración de pronósticos de ventas. En la figura 9.9 se muestran las entradas, subsistemas y salidas de un MIS de mercadotecnia característico. 

Entradas al MIS de mercadotecnia

Más que las otras áreas funcionales, el MIS de mercadotecnia se apoya en fuentes externas de datos. Éstas incluyen Internet, la competencia, los clientes, periódicos, revistas y otras publicaciones. También son importantes ciertas fuentes internas de datos. En esta sección se ofrece una visión general de esas entradas. 

Plan estratégico o políticas corporativas. La mercadotecnia se apoya en el plan estratégico de la organización para sus objetivos y proyecciones de ventas. Por ejemplo, un plan estratégico podría indicar que se espera que las ventas aumenten un 8% continuo durante los próximos cinco años. Un informe tal de mercadotecnia podría organizar el desempeño actual de las ventas en términos de este objetivo estratégico. Además de las proyecciones de ventas, el plan estratégico puede contener información sobre las necesidades proyectadas para la fuerza de ventas, la fijación de precios a productos y servicios, los canales de distribución, las promociones y las características de los nuevos productos. El plan estratégico puede proporcionar una estructura a partir de la cual analizar la información de mercadotecnia y tomar decisiones al respecto.

Figura 9.9. Visión general de un MIS de mercadotecnia.

El TPS. El TPS contiene una gran cantidad de datos de ventas y mercadotecnia sobre productos, clientes y la fuerza de ventas. Los datos provenientes de un sistema de comercio electrónico pueden ser otras entradas importantes para el MIS de mercadotecnia. Los datos de ventas sobre los productos pueden revelar cuáles de éstos se están vendiendo bien y cuáles se desplazan con lentitud. Los informes que resumen los datos de los pedidos podrían incluir la actividad de ventas por cliente, producto y área del país. El MIS de mercadotecnia podría organizar esta información para emplearse en la formulación de las ventas, desarrollar planes de promociones o tomar decisiones sobre desarrollo de productos. Los datos de ventas por cliente pueden ayudar a determinar cuáles son los clientes que contribuyen en mayor medida a la rentabilidad global. Estos datos también se pueden analizar para desarrollar programas especiales de incentivos a clientes y ayudar a la fuerza de ventas a llegar a los clientes y brindarles servicios. Con base en los datos capturados en el TPS se puede supervisar la efectividad de la fuerza de ventas, de modo que pueda recompensarse con primas y programas de incentivos a los representantes de ventas con el mejor desempeño. 

Fuentes externas: la competencia. Los datos sobre los competidores -por ejemplo, nuevos productos y servicios, estrategias de fijación de precios, puntos fuertes y débiles de las líneas de productos existentes, los envases, la mercadotecnia y la distribución de los productos a los clientes- son importantes para la mayor parte de las organizaciones. El conocimiento de lo que está haciendo la competencia, o lo que es probable que haga, es útil para diseñar nuevos productos y servicios. Esta información también se puede usar en la mercadotecnia y la venta de una línea de productos ya existente. Los datos de la competencia se pueden obtener de muchas fuentes. Los materiales de mercadotecnia, folletos, programas de ventas que ofrece la competencia e Internet, son fuentes características. Los clientes y otros asociados en los negocios también proporcionan información. Con frecuencia al proceso de obtener información de mercado de la competencia se le denomina inteligencia de mercadotecnia. En algunos casos, las compañías incluso han usado medios ilegales para obtener información sobre la competencia -algunos ejemplos son robar datos, comprar en forma ilegal productos restringidos y robar planes y planos industriales-. Algunas compañías (y países) han usado este tipo de espionaje industrial para obtener ventajas competitivas o tecnológicas. 

Fuentes externas: el mercado. Una fuente externa adicional de información útil para el MIS de mercadotecnia es el mercado de los productos de una compañía. Se puede obtener una gran cantidad de información útil del TPS para mercados que ya están siendo atendidos por la empresa, pero los conocimientos sobre los comportamientos y preferencias de los compradores en nuevos mercados sólo se pueden obtener de fuentes fuera de la compañía, incluida Internet. Como se verá, las características de los sistemas de investigación de mercados funcionales le permiten a las empresas obtener esta información. Subsistemas y salidas del MIS de mercadotecnia En las dos décadas anteriores, las funciones de las empresas respecto a logística, finanzas y fabricación se han beneficiado en forma drástica del mejoramiento y automatización de los procesos. Muchos factores, entre ellos la intensa competencia y la audiencia cada vez más sofisticado y apremiada de tiempo, están obligando a las compañías a reconsiderar su método de mercadotecnia. Como consecuencia de ello, las técnicas tradicionales de mercadotecnia, de un mercado a gran escala en “un solo sentido”, están dejando su lugar a técnicas interactivas basadas en la tecnología dirigidas a microsegmentos del mercado. Para mejorar su efectividad general de mercado, las compañías están aplicando el poder de la tecnología de la información a sus procesos de mercadotecnia. Como resultado, muchas compañías consideran que la Web tiene un potencial importante. Cada día cientos o miles de visitantes pueden tener acceso a un sitio Web de negocios. Muchas de estas personas son clientes potenciales, pero sólo si la mercadotecnia puede capturar, analizar y responder a sus necesidades en una forma que sea efectiva en cuanto a costos. En este nuevo ambiente, el reto para el comercializador es estar en posibilidad de: 

1.      Planear, crear y poner en práctica con rapidez los tipos de programas de mercadotecnia que requieren diversas audiencias.

2.      Capturar la retroalimentación del mercado acerca de la efectividad de la comunicación y las preferencias de éste.

3.      Perfeccionar el programa para satisfacer mejor las necesidades del mercado.

4.      Responder con rapidez a las solicitudes de información y acción.

Los subsistemas para el MIS de mercadotecnia incluyen investigación de mercado, desarrollo de productos, promoción y publicidad, y fijación de precios a los productos. Estos subsistemas y sus salidas ayudan a los gerentes y ejecutivos de mercadotecnia a aumentar las ventas, reducir los gastos de mercadeo y desarrollar planes para productos y servicios futuros a fin de satisfacer las cambiantes demandas de los consumidores. 

Al igual que con otros MIS funcionales, el MIS de mercadotecnia añade valor a los procesos de la empresa. Desde la investigación y desarrollo de productos hasta la distribución final de bienes y servicios, el MIS de mercadotecnia ayuda a proporcionar bienes superiores, mejor servicio e información oportuna que guíen las decisiones de compras de los clientes. Por ejemplo, el MIS de mercadotecnia se puede usar para analizar los precios apropiados para los productos. Supóngase que una compañía fabricante de bicicletas desea vender su producto a un precio bajo al mismo tiempo que mantiene un cierto nivel de utilidades. El MIS de mercadotecnia puede realizar un análisis de precios y elaborar un informe que sirva de guía para la decisión de fijación del precio. Si el informe muestra que un precio más bajo aumentará las ventas y las utilidades totales, el gerente quizá desee decidir bajar los precios de las bicicletas de más venta. Esta decisión, que se sustentó con la información proporcionada por el MIS de mercadotecnia, se convierte en valor directo para el cliente. El MIS de mercadotecnia también agrega valor al ayudar a las compañías a analizar la información del mercado para satisfacer las necesidades de productos y servicios del cliente. Por ejemplo, K-Mart puso en operación un MIS de mercadotecnia cliente/servidor para identificar y distribuir con más efectividad la combinación apropiada de mercancías a sus 2 100 tiendas.⁷ Como se puede ver de estos ejemplos, el MIS de mercadotecnia está impulsado por el cliente. Un sistema efectivo da soporte a los objetivos estratégicos de ventas y utilidades de una compañía al ayudarla a ganar y mantener la lealtad del cliente. 

Investigación de mercadotecnia. Las encuestas, los cuestionarios, los estudios piloto y las entrevistas son herramientas de investigación de mercadotecnia de amplio uso. El propósito de esta investigación es realizar un estudio formal de las preferencias del mercado y de los clientes. La investigación del mercado puede identificar los clientes potenciales (posibles clientes futuros) así como las características que buscan en realidad los clientes actuales en un bien o servicio. Mediante la investigación de mercadotecnia se pueden investigar atributos tales como estilo, color, tamaño, apariencia y adaptabilidad general. También se pueden determinar la fijación de precios, los canales de distribución, las seguridades y garantías y el servicio al cliente. Una vez que se introducen en el MIS de mercadotecnia los datos recopilados de los proyectos de investigación de mercado, se manipulan para producir informes con indicadores básicos como la satisfacción de los clientes y el total de las solicitudes de servicios. Los informes producidos por el MIS de mercadotecnia ayudan a los gerentes de esta rama a estar mejor informados para poder ayudar a que la organización cumpla sus objetivos de desempeño. Internet está cambiando la forma en que muchas compañías piensan de la investigación de mercados. Con frecuencia los métodos convencionales de recopilar datos cuestan millones de dólares. Por tan sólo una parte de estos costos, las compañías pueden establecer servidores de información en Internet y lanzar salas de discusión acerca de temas que interesan a sus clientes. Estos sitios de información tienen que estar bien diseñados o de lo contrario los clientes no los visitarán; un sitio que es visitado con frecuencia puede proporcionar retroalimentación que valga una fortuna. Las compañías consideradas viables, no tan sólo inteligentes, obtendrán enormes ventajas. La presencia y una interacción inteligente, no tan sólo la publicidad, son los puntos fundamentales que desatarán las oportunidades comerciales en línea.⁸

Desarrollo de productos. El desarrollo de productos incluye la conversión de las materias primas en productos terminados y servicios; dirige su atención principalmente a los atributos físicos del producto. Muchos factores, incluidos la capacidad de la planta, las habilidades de la mano de obra, factores de ingeniería y materiales, son importantes para las decisiones de desarrollo de productos. En muchos casos se usa un programa de computación para analizar estos factores y seleccionar la combinación apropiada de mano de obra, materiales, plantas y equipos, y diseños de ingeniería. También se pueden tornar decisiones de fabricar o comprar con la ayuda de programas de computación.

Figura 9.10. Curva característica de la oferta y la demanda para análisis de fijación de precios.

 

Promoción y publicidad. Una de las funciones más importantes de cualquier esfuerzo de mercadotecnia es la promoción y la publicidad. El éxito del producto es una función directa de los tipos de publicidad y promoción realizados. El tamaño del presupuesto para promociones y la asignación de éste a diversas campañas promocionales son factores importantes para decidir el tipo de campañas que se lanzarán. La cobertura de televisión, los anuncios en los periódicos, los anuncios en Internet, los folletos y literatura promocionales y los programas de capacitación para los vendedores son todos elementos de estas campañas. Debido a los ahorros en tiempo y programación que ofrecen, se utilizan programas de computación para establecer el presupuesto original y supervisar los gastos y la efectividad general de diversas campañas promocionales.

Boise Cascade Office Products es un distribuidor de artículos para oficinas y computadoras, mobiliario de oficina, y productos de papel para empresas entre las mil compañías de la revista Fortune y entidades del gobierno, con ventas por 2 600 millones de dólares. Boise realiza su administración de las relaciones con los clientes mediante la mercadotecnia de base de datos, lo que significa que la compañía busca sus mejores clientes a través de la recopilación y análisis de datos sobre hábitos de compra. La compañía puso en operación un nuevo MIS de mercadotecnia para hacer llegar a toda la empresa un grupo de datos consistentes para proporcionar información de promociones a sus analistas y gerentes de mercadotecnia, gerentes generales y gerentes de ventas. El MIS le permite a los gerentes actuar sobre tendencias de negocios en rápido movimiento y oportunidades de mercado tales como rentabilidad del cliente y selección de clientes para pedidos por vía electrónica. También les da la base para hacer evaluaciones precisas de las aportaciones de los clientes y los productos, tendencias de ubicación, patrones de compra de los clientes y clientes nacionales que conduzcan a operaciones altamente rentables y una posición competitiva.⁹ 

Fijación de precios a productos. La fijación de los precios a los productos es otra función importante y compleja de la mercadotecnia. Se tienen que determinar los precios de venta al por menor, los precios a mayoristas y los descuentos a los precios. Un factor importante para determinar la política de fijación de precios es un análisis de la curva de la demanda, con lo que se intenta determinar la relación entre el precio y las ventas. La mayor parte de las compañías intentan desarrollar políticas de fijación de precios que maximicen los ingresos totales por ventas. Por lo general, ésta es una función de la elasticidad al precio. Si el producto es muy sensible al precio, una rebaja en éste puede producir un aumento importante en las ventas, lo que puede generar ingresos más altos. A un producto que es relativamente insensible al precio se le puede aumentar éste sin una gran disminución de la demanda. Existen programas de computación para ayudar a determinar la elasticidad del precio y diversas políticas de fijación de precios tales como las curvas de la oferta y la demanda para el análisis de fijación de precios (véase la figura 9.10). Por lo común, el ejecutivo de mercadotecnia tiene la capacidad de hacer modificaciones al precio en el sistema de computación, que analiza los cambios en precios y su repercusión sobre los ingresos totales. La rápida retroalimentación que se puede obtener ahora mediante las redes de comunicaciones en computadora les permite a los gerentes determinar los resultados de las decisiones de fijación de precios con mucha mayor rapidez que en el pasado. Esto facilita estrategias de fijación de precios más dinámicas que se pueden ajustar de manera más expedita para satisfacer las necesidades del mercado. Para conocer sobre un nuevo tipo de software que utiliza la tecnología de la Web y de Internet, diseñado para automatizar muchos de los procesos de mercadotecnia, léase el cuadro "Para su información". 

El análisis de las ventas también es importante para identificar los productos, personal de ventas y clientes que contribuyen a las utilidades y aquellos que no lo hacen. Se pueden producir varios informes para ayudar a los gerentes de mercadotecnia a tomar buenas decisiones de ventas (véase la figura 9.11). El informe de las ventas por producto proporciona una lista de todos los productos principales y sus ventas durante un cierto periodo, por ejemplo, un mes. Este informe muestra cuáles productos se desempeñan en forma correcta, cuáles necesitan mejoramientos y cuáles se deben desechar por completo. El informe de ventas por vendedor relaciona las ventas totales de cada vendedor durante cada semana o mes. Este informe también se puede subdividir por productos a fin de mostrar de qué productos se encarga cada vendedor. El informe de ventas por cliente es una herramienta para identificar los clientes de alto y bajo volumen. 

a)Ventas por producto
Producto	Agosto	Septiembre	Octubre	Noviembre	Diciembre	Total
Producto 1	34	32	32	21	33	152
Producto 2	156	162	177	163	122	780
Producto 3	202	145	122	98	66	633
Producto 4	345	365	352	341	288	1691
b) Ventas por vendedor
Vendedor	Agosto	Septiembre	Octubre	Noviembre	Diciembre	Total
Jones	24	42	42	11	43	162
Kline	166	155	156	122	133	732
Lane	166	155	104	99	106	630
Miller	245	225	305	291	301	1367
c) Ventas por cliente
Cliente	Agosto	Septiembre	Octubre	Noviembre	Diciembre	Total
Ang	234	334	432	411	301	1712
Braswell	56	62	77	61	21	277
Celec	1202	1445	1322	998	667	5634
Jung	45	65	55	34	88	287

 

Figura 9.11. Informes creados para ayudar a los gerentes de mercadotecnia a tomar buenas decisiones.

 

Sistema de Informacion para la Administración de Recursos Humanos.

El MIS de recursos humanos, conocido también como MIS de personal, se interesa en las actividades relacionadas con los empleados y posibles empleados de la organización. Puesto que la función de personal se relaciona con todas las demás áreas funcionales de la empresa, el MIS de recursos humanos (RH) desempeña un papel valioso en el aseguramiento del éxito de la organización. Entre algunas de las actividades que realiza este importante MIS se incluyen el análisis y la planeación de la fuerza de trabajo, la contratación, capacitación y asignación de empleos y tareas, y muchos otros temas relacionados con el personal. Un MIS de recursos humanos eficaz permitirá a la compañía mantener al mínimo los costos del personal al mismo tiempo que se les brinda servicio a los procesos necesarios de la empresa para lograr las objetivos corporativos. En la figura 9.12 se muestran algunas de las entradas, subsistemas y salidas del MIS de recursos humanos. Los módulos de un ERP del software de recursos humanos proporcionan la capacidad de maximizar el potencial de la fuerza de trabajo mediante el reclutamiento, contratación, capacitación, remuneración, prestaciones y planeación eficaces. Proporcionan una imagen unificada de los recursos humanos dentro de la empresa. Todos los que participan en la administración de la fuerza de trabajo se benefician del fácil acceso a la información que necesitan para tomar decisiones oportunas y sobre bases sólidas. 

 

Figura 9.12. Presentación general de un MIS de recursos humanos.

 

Entradas al MIS de recursos humanos.

Plan estratégico o políticas corporativas. Con frecuencia, el plan estratégico contiene objetivos y políticas fundamentales de recursos humanos. Muchas compañías establecen ya programas de calidad total que requieren capacitación adicional, otorgar autoridad a los empleados (conferir a los trabajadores mayor capacidad para tomar decisiones y responsabilidades) y el uso de equipos de todas la funciones (grupos de trabajadores de diferentes áreas o departamentos). Este programa, iniciado por directivos del más alto nivel, puede tener una profunda repercusión sobre el área de recursos humanos. Además, es probable que la reestructuración corporativa, la descentralización, las fusiones y alianzas estratégicas entre organizaciones tengan una repercusión importante sobre las funciones de recursos humanos y personal. 

El TPS: datos de nóminas. Los costos de las nóminas, los planes de cuidado de la salud y otras prestaciones a menudo son responsabilidad del área de recursos humanos. Muchos de estos programas solicitan directamente datos al sistema de procesamiento de transacciones. Para calcular los salarios brutos se usan las horas trabajadas y el índice de remuneración de cada empleado. Estos datos se pueden utilizar para determinar los costos totales de las nóminas de cada departamento y de la organización en conjunto. Las cantidades que invierte la organización en planes para el cuidado de la salud, de jubilación, los programas de ahorros y otras prestaciones se pueden obtener también en forma directa del sistema de procesamiento de transacciones (TPS). 

El TPS: datos de procesamiento de pedidos. Los datos de los pedidos de ventas a menudo se usan para proporcionar importantes datos de planeación del personal. Los pedidos de productos para los próximos meses o años se pueden convertir en necesidades de personal. Por ejemplo, un contrato considerable con las fuerzas armadas puede usar esos datos para predecir su necesidad de ingenieros, empleados de oficina, diseñadores y otros. 

El TPS: datos del personal. Por lo general, los datos del personal incluyen clasificaciones de los trabajos y habilidades, experiencia de trabajo previa, evaluaciones de desempeño y otra información importante almacenada en la base de datos. Estos datos pueden ser útiles para determinar cuáles empleados pueden ser idóneos para ciertos tipos de trabajos o proyectos. Por ejemplo, una gran empresa constructora puede utilizar los datos del personal del TPS para ayudarle a planear la construcción de un centro comercial o de un nuevo complejo de oficinas. Se puede buscar en el TPS de personal el número necesario de personal capacitado tal como plomeros, electricistas, albañiles, diseñadores, etcétera. 

Fuentes externas. El MIS de recursos humanos usa varias importantes fuentes externas de datos. Los sueldos que se le pagan a los empleados en otras organizaciones y los datos sobre estadísticas de empleos se pueden usar para ayudar a determinar los salarios o sueldos para los empleados de la organización. Por ejemplo, una compañía dedicada a la investigación y el desarrollo puede usar Internet para investigar lo que otras compañías de este tipo están pagando a los asistentes de investigación para determinar los sueldos convenientes para los nuevos empleados. Además, las organizaciones tienen que conocer y cumplir diversas regulaciones del gobierno. Los sindicatos locales, regionales y nacionales y las organizaciones de trabajadores también son importantes fuentes externas de datos para el MIS de recursos humanos. Para conocer más sobre algunos temas de protección de información confidencial del personal, léase el cuadro “Consideraciones éticas y sociales”. 

Subsistemas y salidas del MIS de recursos humanos.

Los subsistemas y salidas de recursos humanos oscilan desde la determinación de las necesidades y contratación de recursos humanos hasta la jubilación y la ayuda para encontrar otro empleo. La mayor parte de las organizaciones grandes y medianas tienen sistemas de computación para ayudar al departamento de recursos humanos a la planeación, contratación, capacitación y elaboración de un inventario de habilidades, así como la administración de salarios y sueldos. Las salidas del MIS de recursos humanos incluyen informes tales como los informes de plantación de recursos humanos, perfiles de revisión de solicitudes de empleo, informes sobre inventarios de habilidades y encuestas acerca de sueldos.

Se puede agregar valor a los productos y servicios de una organización mediante el MIS de recursos humanos. Por ejemplo, en la industria del correo para entrega al día siguiente, es fundamental la programación idónea durante épocas de gran demanda de entregas, como es el caso de la época de Navidad. Los informes producidos por el MIS de recursos humanos pueden ayudar a los gerentes a hacer un uso eficaz y eficiente de los conductores a fin de asegurar la entrega oportuna a los clientes. Se pueden usar programas MIS de recursos humanos similares para ayudar a las compañías camioneras de transporte de carga a programar o planificar horarios de los conductores, y para ayudar a contratistas a programar plomeros calificados, pintores y otros trabajadores de la construcción. Los clientes reciben el valor en la forma de entregas a tiempo o un servicio de construcción rápido y de calidad. 

Planeación de los recursos humanos. Uno de los primeros aspectos de cualquier MIS de recursos humanos es determinar las necesidades de personal y humanas. El propósito general de este subsistema MIS es colocar la cantidad y los tipos de empleados correctos que se necesitan, en los trabajos idóneos. La planeación efectiva de los recursos humanos requiere definir el número futuro de empleados necesarios y prever la oferta futura de personas para esos empleos. Para las compañías que participan en grandes proyectos, como son los contratistas de las fuerzas armadas y los grandes constructores, la planeación de los recursos humanos se puede realizar directamente de los datos sobre proyectos actuales y futuros.

Supóngase que una compañía constructora obtiene un contrato de un grupo de inversionistas para construir un complejo de 250 departamentos. Se puede usar paquetes de software de programas de elaboración de presupuestos y administración de proyectos para desarrollar informes que describan qué personas se necesitan y para cuáles procesos durante todo el proyecto de construcción. Una entrada característica sería un informe de necesidades y planeación de recursos humanos que pudiera especificar, por ejemplo, que en agosto se necesitan diez empleados para trabajar en la fabricación de planchas de concreto, y que en octubre son necesarios ocho carpinteros y cuatro pintores. Como alternativa, una fábrica podría usar este informe para hacer una lista de la cantidad total de empleados que se necesitan y clasificarlos de acuerdo con el nivel de habilidades; por ejemplo, muy técnicos, técnicos, semitécnicos, etcétera. 

Selección y reclutamiento de personal. Si el plan de recursos humanos muestra que se necesita personal adicional, el paso lógico siguiente es el reclutamiento y la selección de personal. Este subsistema realiza una de las funciones más importantes y básicas de cualquier organización, en particular en las organizaciones de servicios, en las que los empleados pueden definir el éxito de la compañía. Con frecuencia, las empresas que buscan nuevos empleados usan computadoras para programar los esfuerzos y viajes de reclutamiento y para comprobar las habilidades de posibles empleados. Por ejemplo, algunas compañías de software usan pruebas computarizadas para determinar las habilidades y capacidades de programación de una persona. Se puede usar un MIS de recursos humanos para ayudar a clasificar y seleccionar empleados potenciales. En el caso de cada solicitante, el sistema puede analizar e imprimir los resultados de las entrevistas, pruebas y visitas a la compañía. Este informe, denominado perfil de revisión de un solicitante de trabajo, puede ayudar a los equipos de reclutamiento de la compañía en su selección final. Algunos programas de software pueden incluso analizar estos datos para ayudar a identificar a los candidatos que cubren mejor los estándares corporativos que requiere la compañía. 

Ahora muchas compañías utilizan Internet para depurar los solicitantes de empleo. Los solicitantes usan un modelo para ingresar las currícula en Internet. Los gerentes de recursos humanos pueden tener acceso a éstos e identificar a los solicitantes más viables para entrevista. 

Capacitación e inventario de habilidades. Algunos empleos, como es el caso de la programación, reparación de equipos y preparación de impuestos, requieren de una capacitación muy específica. Otros trabajos quizá requieran de un entrenamiento general relacionado con la cultura organizacional, orientación, estándares de ropa y expectativas de la organización. En la actualidad, muchas organizaciones realizan su propia capacitación con la ayuda de los sistemas de información y la tecnología. La capacitación, realizada a un ritmo conveniente para la empresa, puede incluir programas computarizados de enseñanza, programas en video, y libros y materiales de CD-ROM. En muchas compañías, los gerentes de capacitación están usando la intranet de la corporación como un medio para presentar información sobre cursos en salones de clases, videos y CD-ROM. Consolidated Edison, Dow Chemical Company y The Boston Globe desarrollaron un sitio en intranet corporativa para apoyar la capacitación, y que ofrece una lista de todos los cursos disponibles y los requisitos para ellos, tales como registrarse y formularlos para evaluación del curso por parte de los estudiantes.¹⁰ 

Una vez terminada la capacitación, quizá se necesite que los empleados realicen pruebas, las cuales son calificadas por computadoras, para demostrar su dominio de habilidades y nuevos materiales. Por lo general, los resultados de estas pruebas se entregan al supervisor o al jefe del empleado bajo la forma de reportes de capacitación o un inventario de habilidades. En algunos casos, los informes del inventario de habilidades se usan para otorgar empleos. Por ejemplo, si la compañía necesita cubrir un puesto en particular, los gerentes quizá deseen contratar a una persona dentro de la propia empresa en lugar de reclutar a alguien externo. El informe del inventario de habilidades les ayudaría a evaluar a los empleados actuales para determinar su potencial para el puesto. También pueden ser parte de las evaluaciones del empleado que determinen aumentos o primas. 

Programación y asignación de trabajos. La programación de personas y empleos puede ser algo relativamente claro o en extremo complicado. Para algunas pequeñas compañías de servicios, la programación y la asignación de empleados a trabajos se basan en características de los clientes. Por ejemplo, la determinación del mejor programa para los vuelos y los pilotos de las aerolíneas, la contratación de reclutas militares para empleos y la determinación de qué choferes de camión y      equipos se deben usar para transportar materiales a través del país, requieren de programas de computación complejos. En la mayor parte de los casos se producen varios programas e informes de asignación de trabajos. Los programas de empleados se desarrollan para cada sujeto y muestran sus asignaciones de trabajo para la semana o el mes siguiente. Con frecuencia, las asignaciones de los empleados a los trabajos se determinan con base en el informe del inventario de habilidades, que identifica al empleado que podría tener capacitación para un trabajo en particular. 

Administración de salarios y sueldos. El último de los principales subsistemas MIS de recursos humanos incluye la determinación de salarios, sueldos y prestaciones, incluidos el pago de gastos médicos, planes de ahorro y cuentas para jubilación. Los datos de salarios, tales como los promedios de la industria para los puestos, se pueden obtener de la base de datos de la corporación y manipularse con el MIS de recursos humanos para proporcionarle a los niveles más altos de la administración de datos e informes sobre salarios. Dichos informes, denominados encuestas de sueldos, se pueden usar para comparar los sueldos con los planes del presupuesto, el costo de los sueldos en comparación con las ventas y los sueldos necesarios para. un departamento u oficina. Los informes también ayudan a mostrar el apoyo a los puestos básicos en la compañía. La administración de los salarios y sueldos también incluye crear programas de jubilación para empleados. Algunas compañías usan programas de jubilación computarizados para ayudar a sus empleados a obtener los mayores beneficios de sus cuentas y opciones de jubilación.

Muchas organizaciones proporcionan procesos de autoservicio para los empleados, creados en forma específica para tener acceso a ellos mediante la Web o la intranet de la corporación. Estos procesos requieren poca o ninguna capacitación del usuario, conocimiento de aplicaciones de recursos humanos o estar familiarizados con las transacciones de negocios que automatiza el software. Para los usuarios, que podrían ser empleados, gerentes de línea u otros, la interfaz del autoservicio es una integración total de los procedimientos de la organización y de la facilidad de uso que se ofrece con el acceso a través de la Web. Por ejemplo, los empleados quizá usen las aplicaciones de autoservicio para cambiar la información personal, inscribirse en cursos de capacitación, realizar autoevaluaciones, solicitar un empleo, o actualizar su currículum en cualquier momento y lugar. También pueden revisar sus propios historiales para verificar datos tales como informes del año hasta la fecha, capacitación, vacaciones o tiempo extra. Léase el cuadro "Para hacer la diferencia" a fin de verificar cómo una compañía puso en operación con éxito un sistema MIS de recursos humanos. 

 

Otros Sistemas de Información para la Administración.

Además de los MIS de finanzas, producción, mercadotecnia y recursos humanos, algunas compañías tienen otros sistemas de información para la administración funcionales. Por ejemplo, la mayor parte de las compañías exitosas tienen funciones de contabilidad y MIS de apoyo a contabilidad bien desarrollados. Muchas compañías también utilizan sistemas de información geográfica para presentar los datos en forma útil. 

MIS de contabilidad.

En algunos casos, contabilidad trabaja en forma estrecha con la administración financiera. El MIS de contabilidad desarrolla varias actividades importantes y proporciona información resumida sobre cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nóminas y muchas otras aplicaciones. El TPS de la organización captura datos contables, que también los utilizan la mayor parte de los demás sistemas funcionales. Algunas compañías más pequeñas contratan despachos de contadores para auxiliarlas con sus funciones contables. Estas compañías externas producen informes para la empresa mediante el uso de datos contables sin procesar. Además hay muchos programas de contabilidad excelentes integrados para computadoras personales en compañías pequeñas. Según sean las necesidades de las organizaciones pequeñas y de la experiencia en computación de su personal, el uso de estos sistemas contables computarizados puede ser un método de administración de la información muy efectivo en cuanto a costos. 

Sistemas de información geográfica.  

Es cada vez más frecuente que los gerentes quieran verificar los datos presentados en forma gráfica. Un sistema de información geográfica (GIS, geographic information system) es un sistema de computación capaz de reunir, almacenar, manipular y mostrar información en forma geográfica, es decir, datos identificados de acuerdo con su ubicación. El GIS le permite a los usuarios confrontar mapas, dibujados previamente, o bosquejos de mapas con datos tabulares para describir aspectos de una región geográfica en particular. Por ejemplo, los gerentes de ventas quizá quieran trazar las ventas totales para cada municipio en los estados geográficos a su cargo. Mediante un GIS, pueden especificar que cada municipio aparezca en la gráfica con un grado de sombreado que señale la cantidad relativa de las ventas -la ausencia de sombreado o uno ligero representa poca venta, o ninguna, y un sombreado más intenso representa mayores ventas-. Puesto que el GIS trabaja con cualquier información presentada en forma tabular, esta capacidad ya se incluye en las hojas de cálculo electrónico. Por ejemplo, Excel y Lotus incluyen una herramienta de elaboración de mapas que permite trazar datos de la hoja de cálculo como un mapa demográfico. Esas aplicaciones se observan con frecuencia en las investigaciones científicas, la administración de recursos y en la planeación del desarrollo. Las organizaciones de venta al por menor, organismos gubernamentales y de servicios públicos usan con frecuencia los GIS. Por ejemplo, las cadenas de tiendas de venta al por menor necesitan análisis de espacios para conocer dónde se encuentran los posibles clientes y dónde se ubica su competencia." Para saber cómo utilizan la tecnología GIS los distritos de control de aguas del condado de San Diego, en Estados Unidos, léase el cuadro "Ventaja tecnológica".

La ciudad de Salt Lake empleó un GIS para permitir al personal de prevención de desastres estimar los tiempos de respuesta a emergencias en el caso de un desastre natural. La red de carreteras de una gráfica digital de líneas del servicio geológico de Estados Unidos incluye información sobre los tipos de carreteras, que oscilan desde senderos hasta autopistas divididas. En la red de carreteras se trazaron las ubicaciones de las estaciones de bomberos y se utilizó una función GIS, denominada análisis de redes, para calcular el tiempo requerido para la llegada de vehículos de emergencia desde las estaciones de bomberos hasta las diferentes áreas de la ciudad. La función de análisis de redes tomó en cuenta la distancia desde la estación de bomberos y la velocidad del viaje, con base en el tipo de carreteras. El análisis mostró que la mayor parte del área dentro de la ciudad podía atenderse en menos de ocho minutos gracias a la distribución y cantidad de las estaciones de bomberos y a la red continua de caminos.¹² 

Las presiones competitivas exigen que las organizaciones operen con empleados que tomen decisiones basadas en la mayor cantidad de información que sea posible en un tiempo oportuno. La exactitud y la rapidez son esenciales para la supervivencia de la organización. Los recursos como el MIS ayudan a las organizaciones a formular estas decisiones en forma eficiente mediante el aprovechamiento de los datos y producción de informes. El conocimiento de los sucesos, lo más pronto posible, puede ayudar a los gerentes a vigilar tendencias y perfeccionar las funciones de la compañía, actividades que, en definitiva, son las que dan soporte a los objetivos estratégicos de la organización. 

Algunas organizaciones tienen necesidades especiales que van más allá del MIS tradicional. Una compañía de ingeniería que construye puentes podría necesitar un MIS especializado para obtener informes a solicitud referentes a la disponibilidad de materiales de construcción y sus características, entre los que se incluyen los datos sobre fatiga y fuerza. Una organización con fines caritativos a nivel nacional podría requerir del MIS especializado un registro de los donantes actuales y potenciales, y los programas de obras de caridad que están en desarrollo. Aunque estos MIS especializados desempeñan funciones únicas e importantes, el método general para su desarrollo y uso es el mismo que el del MIS funcional que se estudió en este capítulo.

Tanto los MIS funcionales como los especializados proporcionan diversos in- formes que pueden ayudar a los gerentes a tomar decisiones basadas en información sobre problemas y oportunidades de negocios. Los datos que se emplean para elaborar estos informes se obtienen principalmente de los TPS. Al proporcionar dichos informes programados, a solicitud y de excepciones, los MIS pueden ayudar a los gerentes a supervisar los procesos para tomar mejores decisiones, encontrar nuevas formas de agregar valor a los productos y servicios y ayudar a la organización a lograr sus objetivos y obtener una posición competitiva en el mercado.