Escuela de Sistemas

Definición de sistema.

El término mencionado se relaciona con los términos de: Teoría de Sistemas y el Enfoque de Sistemas. Esta propuesta nace de los estudios de Karl Ludwig von Bertalanffy sobre organización en la ciencia de la Biología y sobre el desarrollo de iguales principios en otras disciplinas. Esta teoría se consolidó en los 50, como la integración de métodos originados en distintas ciencias, que se convierten en modelos formales de validez general. En las palabra de García Pelayo:  "No se trata de dar claves para la interpretación de la historia o de sus supuestos trascendentales o enlazar causas o efectos o establecer principios explicativos de los fenómenos. La TGS pretende proporcionar una categoría analítica fundamental, buscar un modelo independiente de los contenidos que se aplique a grandes sectores".

Algunas definiciones clásicas son: 

• "Un sistema es una colección de elementos y procedimientos que interactúan para cumplir una meta". Definición clásica. 
• "Es la estructura u organización de una totalidad ordenada, que muestra claramente las relaciones recíprocas que guardan entre sí las partes y éstas con el todo mismo". Silveru.
• "Un sistema operacional sintetiza y relaciona entre sí a los componentes de un proceso dentro de un marco conceptual, con lo que se asigna un avance continuo, ordenado y efectivo hacia una meta declarada". Heinich.
• "Los sistemas son organismos sintéticos deliberadamente diseñados y constituidos por componentes que se interrelacionan, interactúan y funcionan de manera integrada para lograr propósitos determinados". Banathy.

Con base en esas definiciones, Contreras, nos da una conclusión: "Es un conjunto de elementos estructurados de manera organizada y de tal forma que entre ellos existe una interrelación tal que los lleva, en su funcionamiento, a lograr los fines para los que se ha diseñado".

En todas estas definiciones, se observan algunos términos constantes. 

• Los sistemas están constituidos por elementos.
• Estos elementos tienden o deben tener cierta estructuración, homogeneidad o dependencia.
• Esas características les permiten interactuar entre sí.
• Los elementos persiguen o deben alcanzar un fin.

Caracterización de los sistemas: tipología, subsistemas, ventajas.

Por otro lado, es necesario detallar un poco más. El concepto de sistema tiene tradición en el quehacer científico e incluso en el no científico. Ya se ha dicho que los sistemas están formados por elementos, la complejidad de estos definen la complejidad del sistema. Otra tipología se refiere al grado de determinación del mismo en su funcionamiento y en su concepción. La manera de interactuar del sistema, en la relación de sus elementos de entrada y salida, determina la apertura del sistema. Por último, cuando el sistema es complejo, se pueden agrupar ciertos elementos para formas subsistemas del sistema principal.

Obsérvese las siguientes conceptualizaciones:

Un subsistema se conforma de algunos elementos interactuantes de un sistema. Este se forma cuando este grupo en especial se encarga de hacer una tarea o serie de tareas específicas, que obviamente, deberán unirse en un momento y espacio al resto de los procesos del sistema.  

Esto permite analizar de manera sistemática al sistema y de conocer la manera de optimizarlo. Sin embargo, jamás se debe pasar por alto que todos los subsistemas unidos forman un todo mayor que la suma de las partes. Es decir, en el momento del diseño del sistema, se debe sintetizar y no dejar desintegrado el funcionamiento del subsistema.

• Ejemplo 1. Un partido de fútbol por ejemplo, se juega conforme a un sistema. Consta de: dos equipos, un campo de juego, árbitros y procedimientos: las reglas del juego, que interactúan para determinar al ganador.
• Ejemplo 2. Un sistema de tránsito es una colección de: personas, máquinas, reglas de trabajo, tarifas y programas que llevan a las personas de un lado a otro.
• Ejemplo 3. Un sistema computacional es una colección de: personas, hardware, software, datos y procedimientos que interactúan con el objeto de realizar tareas de procesamiento de datos.

El enfoque de sistemas es antes que nada un modelo. Un modelo que se ha constituido a través del tiempo para solucionar situaciones o problemas de distintas índoles. Es un proceso de desarrollo ordenado y analítico que consiste en una serie de pasos que llevan a la solución de las necesidades o problemas del sistema. El enfoque de sistemas se opone a las conjeturas, a la intuición. Las ventajas que ofrece son: 

1. Aborda los problemas con una visión totalizadora, evitando así el estudio aislado de los elementos. 

2. La administración pública es un sistema complejo. Contiene innumerables elementos y obviamente está dividida en subsistemas. Los elementos más singulares se diferencian socioculturalmente, asimismo lo hacen los elementos que forman estructuras, como los departamentos, las actividades, el medio, finalmente están los elementos conceptuales de toda índole que conjuntan una pluralidad de diferencias complejas. Es aquí donde el enfoque de sistemas permite la síntesis, dado que los elementos no actúan por su cuenta, sino que todos ellos, funcionan como maquinaria de reloj en la consecución de un mismo objetivo u objetivos.  

3. Trata de ser objetivo, sistemático y cuasicientífico al incorporar una metodología, métodos y técnicas que hayan tenido éxito en otras áreas.  
4. Optimiza el sistema, esto se relaciona con costos y tiempos. Se alcanzan altos grados de eficiencia y eficacia.

Ahora, se cree importante agregar las desventajas del enfoque de sistemas. Existen algunos hechos que deben tomarse en consideración con respecto a su naturaleza.

1. En primer término, es imposible prever toda posible condición que un sistema encontrará en el futuro. Debido a que las condiciones de operación del sistema están sujetas a cambio, deben hacerse generalmente algunas modificaciones en cualquier sistema en algún punto determinado.  
2. Desafortunadamente, debido a que dos organizaciones no son exactamente iguales, no existe una fórmula segura para un exitoso desarrollo de sistemas. Un procedimiento que funcione bien en una situación puede rotundamente fracasar en otra. 
3. Aún si fuese posible lograr la perfección, por lo general es económicamente imposible intentar resolver todo problema concebible. Un sistema que intente realizarlo todo podría ser tan complicado, que sería imposible de administrar o manejar con eficiencia.  
4. A menudo existe una incertidumbre considerable acerca de que sistema trabajará mejor en una situación dada. El Enfoque de Sistemas no es una ciencia exacta como la matemática, en la cual puede demostrarse que una solución es correcta. Como muchas de las decisiones que se toman en la vida, nunca se estará seguro de que las alternativas que se hayan elegido sean las mejores.

Los componentes indispensables de un sistema son: entrada, proceso, salida y retroalimentación. Los componentes indispensables en un sistema administrativo son: entrada, proceso, salida, retroalimentación, estructura y ambiente.

• Entradas: Elementos que serán transformados o coadyuvan en la transformación.
• Proceso: Elementos de acción o modificación de la información o energía del sistema.
• Salidas: Es el producto del sistema, el resultado del proceso.
• Retroalimentación: Medición de la salida para controlar la entrada.
• Estructura: Es el ordenamiento físico de los subsistemas, componentes, elementos y partes.
• Ambiente: Es el lugar de donde se alimenta el sistema y se destina el producto.

Etapas en el enfoque de sistemas.

Antes que nada, es necesario mencionar las causas del Desarrollo de Sistemas. Los sistemas se crean y modifican en respuesta a las necesidades cambiantes de una organización y a las condiciones en transformación del medio que las rodea.  El desarrollo del sistema puede ser necesario por varias razones: 

• Las nuevas leyes pueden exigir una colección de datos nunca antes conjuntados. El gobierno puede requerir nuevos datos referentes al personal, por ejemplo.
• La introducción de nueva tecnología, especialmente la nueva tecnología computacional, puede impulsar la revisión del sistema actual.
• El rápido desarrollo puede crear tensiones en un sistema que anteriormente hubiera trabajado bien, o la inflexible competencia de otras organizaciones que producen los mismos bienes o que proporcionan los mismos servicios pueden forzar a la administración a modernizar las operaciones con el objeto de ahorrar dinero u ofrecer mejores servicios a la clientela.
• Por último, los directivos pueden decidir adquirir otra organización o fusionarse con ella. De ese modo el cambio en el manejo de los procedimientos de producción, servicio y administración de los mismos, requerirá un análisis del sistema y sus funciones.

De acuerdo a la experiencia profesional que se posee en el área, se presentan los pasos que del enfoque de sistemas que se han utilizado. 

1. Definición del problema.
2. Análisis del sistema.
3. Diseño del sistema.
4. Adquisición de recursos.
5. Implantación y mantenimiento del sistema.
6. Evaluación del sistema.

De acuerdo al modelo de Kaufman, se tiene:

1. Identificación del problema y objetivo terminal.
2. Alternativa de solución.
3. Objetivos concretos y específicos.
4. Ambiente y limitaciones.
5. Recursos y disponibilidad.
6. Componentes.
7. Actividad de control y comunicación de retorno.

De acuerdo a Chadwick, se tiene: