Fundamentos sobre Organización

---

Naturaleza dinámica de la organización.

Como resultado de la influencia que ejerce la amplia gama de eventos y circunstancias que interactúan condicionando y delineando los cambiantes escenarios en que se enmarcan la operación de una empresa, se generan respuestas y ajustes de diversas formas, y estos se traducen con frecuencia en adecuaciones de la estructura funcional de la empresa. Esta particularidad es la resultante del efecto asociado a un conjunto de factores, entre los cuales destacan los siguientes:

• Crecimiento.
• Decremento.
• Innovaciones tecnológicas.
• Cambios de política.
• Cambios en el personal directivo.
• Cambios en el medio ambiente.
• Indefinición de objetivos.
• Centralización de decisiones y recursos.
• Delimitación insuficiente del ámbito de responsabilidad.
• Excesivo o inexistencia del control, etc.

Diseño de la organización.

El desarrollo se basa fundamentalmente en la aplicación de diversas técnicas y principios para analizar, desglosar y ordenar el trabajo en sus componentes principales. Atendiendo a esta circunstancia, resulta un hecho palpable que al estructurar el trabajo de una organización en responsabilidades departamentales básicas, se dispone de elementos que contribuyen potencialmente a una administración efectiva, propiciando condiciones que hacen factible:

• Clarificar la responsabilidad y la autoridad.
• Facilitar la comunicación y el control al agrupar a las personas con obligaciones de trabajo relacionadas.
• Aumentar la posibilidad de que las decisiones se tomen donde se ubique la información y la habilidad.
• Asignar decisiones de acuerdo a su importancia entre diversas actividades.
• Delimitar los campos de competencia.

Consideraciones generales.

Es indispensable hacer hincapié en que la elaboración de análisis y propuestas en materia de diseño de la organización, no representa en modo alguno, una tarea marginal o intrascendente. Se debe considerar como una actividad que demanda una alta calificación profesional, por lo que hay que tomar en cuenta en la organización la dimensión, el nivel de desarrollo, el campo de acción. Estos factores nos obliga a aplicar la diversidad de criterios, procedimientos y enfoques para poder conformar sus estructuras organizativas con la congruencia y operatividad requerida.

Principios de organización.

• Determinación de los objetivos de la organización.
• División del trabajo.
• Líneas de autoridad.
• Establecimiento claro de los límites entre las funciones de línea, las del staff y la dependencia funcional.
• Niveles de supervisión.
• Número de personal subordinado.
• Delegación de autoridad.
• Establecimientos de mecanismos de control.
• Establecimiento grupos centrales de servicio.
• Establecimiento de grupos efímeros de trabajo.
• Definición del papel de los comités en la organización.
• Criterio de simplificación.
• Criterio de flexibilidad.
• Criterio de especialización.
• Distribución de funciones de acuerdo a su naturaleza.

Definición de objetivos, políticas y funciones.

Una vez establecidas las causas que motivan y justifican la definición de una organización o reorganización y habiendo revisado los principios que permiten racionalizar el desarrollo de las tareas requeridas para el efecto, el paso siguiente es:¿ precisar los objetivos que se pretenden alcanzar, estructurándolos de tal manera que puedan apoyarse en políticas congruentes y realistas y complementarse con las funciones que se juzguen necesarias para llevarlas a cabo.

Es importante aclarar que un objetivo constituye la razón de ser de un órgano, una política incorpora orientaciones sobre la forma en que se van a lograr los objetivos y las funciones representan acciones a desarrollar.

Definición de objetivos.

Estos representan la descripción clara y precisa de los resultados que se desean obtener en relación con un propósito fundamental predeterminado, su correcta definición reviste gran importancia ya que determinan el destino de la organización y sirven de punto de partida para dirigir los esfuerzos.

Recuérdese que un objetivo representa la descripción abstracta o cualitativa de los resultados deseados. . las metas representan los resultados deseados en términos cuantitativos (tiempo, porcentajes). Estas constituyen de hecho, los parámetros que reflejan el alcance de las acciones de que hacen posible la consecución del objetivo.

• Objetivos institucionales: comprenden a toda la institución y son establecidos por los miembros de mayor jerarquía.
• Objetivos sectoriales: comprenden a los objetivos de órganos superiores, son los objetivos de una subdirección, coordinación ejecutiva o gerencia de rama, y deben estar subordinados a los objetivos institucionales.
• Objetivos departamentales: son los objetivos de las áreas subordinadas o estratos inferiores.
• Para establecer los objetivos se siguen los siguientes lineamientos:
• Procurar contar con opiniones diversas sobre todo si existen puntos de vista que represente ángulos distintos o complementarios.
• Tratar de integrar en un solo objetivo con carácter global todos aquellos objetivos que puedan definirse para un órgano.
• Analizar y verificar que todos los objetivos definidos aporten una contribución sólida y asuman un papel clave.
• Iniciar la descripción del objetivo con un verbo infinitivo para homogeneizar su redacción y evitar alusiones personales respecto al logro del mismo.
• Especificar con claridad la finalidad que pretende el órgano, es decir establecer el qué y el para qué.
• Cuidar que en la redacción del objetivo se haga referencia al estado futuro deseado, no expresándolo como una acción, ya que esta última suele asociarse al medio y no al fin.
• Definir los objetivos en tal forma que resulten prácticos y razonablemente factibles.
• Evitar el uso de adjetivos como adecuado, eficiente óptimo, etc. Dado que deben estar implícitos en el mismo objetivo.

Definición de políticas.

Las Políticas se definen como normas de tipo general que encausan la acción orientando la utilización de los medios de que se dispone para la consecución de los objetivos. Las Políticas constituyen un elemento importante para la planeación y contribuyen a dar sentido y firmeza a los objetivos, a través de éstas, las metas adquieren una expresión significativa, individual y coherente, ya que de éstas emanan las directrices que deben observarse para lograrlas.

Una Política es relativamente amplia, general y permite cierto grado de libertad en base a la interpretación y criterio que se adopte. Su aplicación requiere iniciativa, dirección y juicio para decidir que es lo que debe hacerse en situaciones específicas. Las reglas son señalamientos imperativos que no permiten cambio. Es aplicable por sí misma y restringe una acción y decisión. Establece una última instancia en el que se debe hace y qué no se debe hacer.

Modalidades desde su origen.

• Impuestas externamente: se fijan en las empresas por influencia de entidades u organismos ajenas a ellas.
• Consultadas: tienen su origen en las consultas que los supervisores hacen a los jefes inmediatos, emitiéndose lineamientos para futuros sucesos.
• Formuladas por la superioridad: son emitidas por los diferentes niveles directivos con el propósito de guiar la labor de los subalternos.

Características de las políticas.

• Determina la conducta a seguir para proceder en una situación conocida o probable.
• Evita frecuentes consultas en el proceso de desarrollo de las funciones.
• Propicia un sentimiento de confianza en el ámbito de la toma de decisiones.
• En de índole normativa y estable, en tanto no se le modifique o elimine.
• Define las fronteras dentro de las cuales se desarrollan las acciones administrativas.
• Guarda una justa correspondencia con los objetivos definidos.
• Evitan el análisis repetitivo y la consideración de pautas de comportamiento vagas e imprecisas.

  Recomendaciones para redactar las políticas.

• Iniciar la descripción con un verbo en infinitivo.

Promover	Apoyar	Mantener
Coadyuvar	Buscar	Propiciar
Impulsar	Procurar	Pugnar
Aprovechar	Considerar	Contribuir
Colaborar	Cuidar	Favorecer

• Procurar que las políticas sean claras.
• Plantear sólo las de observancia general para todos lo órganos que integran la dependencia.
• Cuidar que sean razonables, viables y acordes con el objetivo de la organización.

Definición de funciones.

Conjunto de actividades afines y relacionadas entre sí, necesarias para lograr los objetivos establecidos y de cuya ejecución es responsable alguno de los órganos sustantivos, adjetivos o asesores que integran una institución. Las actividades están constituidas por un grupo de operaciones afines, las cuales son efectuadas pro las personas que integran el órgano en forma de labores individuales, aplicando el principio de la división del trabajo.

Naturaleza de la función.

• Universal. Es la que se realiza por todos lo administradores en el ejercicio de las labores a su cargo y así poder cumplir eficientemente las funciones inherentes a su rama de adscripción.

• Particular. Es un grupo de actividades afines cuyo ejercicio está reservado a los directivos y funcionarios adscritos a un área de especialización.

Objeto de la función.

• Función sustantiva y básica. Es aquella directamente relacionada con el objeto de la institución.
• Función adjetiva o complementaria. Está constituida por un conjunto de actividades auxiliares o de servicio que requieren los órganos básicos o asesores para el cumplimiento de sus funciones típicas.
• Función de asesoría. Está referida al desarrollo de una serie de actividades que tienen como finalidad aconsejar e informar a los órganos responsables de funciones sustantivas o adjetivas sobre diversos aspectos o problemas que requieren conocimientos y experiencias técnicas sumamente especializadas.

Ámbito de competencia de la función.

• Función genérica. Define en forma generalizada para un área completa.
• Función específica. Es aquella que se define en forma detallada por área, oficina o sección.

Lineamientos para la estructuración de funciones.

• Describir las funciones de tal manera que constituyan un camino para alcanzar el objetivo sin involucrarlo.
• Evitar la tendencia a describir las funciones con un grado excesivo de detalle.
• Redactar las funciones genéricas de tal modo que una de ellas pueda contener dos o más funciones específicas.
• Presentar las funciones específicas de cada órgano de la dependencia en forma de lista, jeraquizándolas y ordenándolas preferentemente de acuerdo al proceso general de trabajo o de acuerdo a la importancia que revisten o a la secuencia delas etapas del proceso administrativo.
• Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, óptimo, ya que estos deben estar involucrados en el desarrollo de la función.
• Tratar de que las funciones no sean repetidas en la misma área.
• Iniciar la redacción con un verbo en infinitivo.

Dirigir	Participar	Supervisar
Organizar	Promover	Asesorar
Planear	Proponer	Orientar
Coordinar	Analizar	Activar
Auxiliar	Actualizar	Conservar

• Evitar la inclusión de funciones genéricas, propias de la administración interna de cualquier órgano como: Elaborar los planes de la oficina, supervisar el trabajo de lo subordinados, controlar el presupuesto del órgano en cuestión, contestar la correspondencia de la oficina.

Tipos de organización.

El punto de referencia básico en este proceso lo conforman siempre las necesidades que presenta cada situación en particular, por lo que resulta recomendable estudiar las condiciones existentes. En la administración pública federal la tesis fundamental de su operación descansa en tres subsistemas básicos:

• El de operación. Las funciones de identifican con los objetivos básicos de la institución.
• El de regulación y control. Programación engloba las funciones de planeación, presupuestación, información, evaluación, control.
• El de servicios de apoyo abarca funciones administrativas que se realizan para proporcionar los recursos materiales, financieros y humanos, así como el que se requiere para cumplir las funciones básicas.

El enfoque sistémico antes descrito, representa un instrumento útil para diseñar estructuras organizativas, lo cual es un apoyo notable para evaluar la factibilidad u operatividad de las opciones que se consideran para configurar un esquema organizativo determinado.

Modalidades de tipo de organización.

Organización funcional.

Es aquélla que divide a las áreas, reservando a cada una de ellas un conjunto de obligaciones y responsabilidades de la misma especialidad funcional. Sus características principales son:

• Fija la responsabilidad de cada unidad u órganos.
• Genera una estrecha interdependencia entre órganos o unidades.
• Constituye el tipo de organización comúnmente adoptado para definir las macroestructuras.
• Confiere una responsabilidad total sobre las funciones que están orientadas hacia una misma especialidad.
• Asigna al órgano competente la representación de la dirección general en asuntos relacionados con la especialidad funcional correspondiente.
• Adopta en algunos casos mayor detalle de subdivisión, utilizando para ello una organización basada en las diversas especialidades dentro de la función.

Recomendaciones:

• Cuando las circunstancias son relativamente estables y exigen un alto nivel de especialización, las estructuras funcionales son apropiadas para acumular y aprovechar la experiencia técnica, favoreciendo con ello la obtención de altos niveles de productividad.
• Cuando las circunstancias son relativamente inestables, las estructuras funcionales carecen de flexibilidad.
• Si las condiciones de operación exigen una fuerte cooperación interdepartamental, no es aconsejable este tipo de diseño organizacional.

Organización por producto.

Es la agrupación de las áreas con base en los productos, proyectos, programas o procesos.

• Fija la responsabilidad de cada unidad u órgano en función de alguna clase de producto o líneas de productos.
• Disminuye la interdependencia entre órganos o unidades que conforman la organización.
• Representa el tipo de organización que usualmente se aplica dentro de las áreas de producción y comercialización.
• Asigna la representación de la dirección general a los órganos de producción.
• Confiere responsabilidad total sobre el producto correspondiente al área que se encarga de su manejo.

Recomendaciones

• El diseño de organización por producto conduce a mejores resultados en situaciones en las que esta tarea es menos predecible y requiere de una solución innovadora, así como en los casos en que hay necesidad de enfrentar un medio ambiente inestable.
• Se debe tener en cuenta que cuando las circunstancias son relativamente dinámicas, y en los casos en que se atribuye especial importancia a la "utilidad" y no a la calidad "técnica" del producto, es posible que este diseño de organización sea el más indicado por su fácil asimilación de las técnicas productivas que requiere.

Organización territorial.

Se basa en la división de las unidades en términos de territorio o zonas y su adopción deriva generalmente de la necesidad de ajustarse a las condiciones geográficas o locales para cumplir eficazmente con las funciones asignadas.

• Fija la responsabilidad de cada unidad u órgano, para cada jurisdicción geográfica.
• Funge de hecho como una minicompañía cada una de las áreas regionales que la integran
• Depende funcionalmente del órgano superior sustantivo o de la dirección general
• Asumen los funcionarios de alto nivel la representación de la dirección general ante las autoridades estatales correspondientes, en los casos necesarios
• Asumen los niveles directivos la responsabilidad total de la región o zona que representan.
• Apoya y afina sistemáticamente la coordinación entre las áreas que la integran y las dependencias competentes a nivel central, para el desarrollo de los programas, presupuestos, etc.

Recomendaciones:

Es recomendable este diseño de organización en aquellas dependencias cuyas funciones demandan una actividad permanente en las áreas gerenciales.

Organización por cliente.

Es aquella que divide a las unidades y al trabajo que realizan en forma tal que cada una de ellas está en posibilidad de atender a un cliente o grupo de clientes, de acuerdo a sus condiciones específicas.

• Fija la responsabilidad de cada unidad u órgano para cada uno de sus clientes o grupos de clientes.
• Genera un considerable nivel de interdependencia entro los órganos o unidades que conforman la organización.
• Asumen los funcionarios de alto nivel la representación de la dirección general ante los clientes, en casos necesarios.
• Presupone una responsabilidad total de la organización ante el cliente.

Recomendaciones:

Cuando los clientes plantean la necesidad de emplear métodos diferentes para atender sus requerimientos o bien demandan productos o servicios que periódicamente adoptan características y modalidades distintas, este tipo de organización resulta apropiado.

Organización matricial.

Combinación de las estructuras funcional, geográfica, por cliente, etc.; Con un apoyo horizontal por parte de un coordinador de proyectos, cuyos subordinados constituyen grupos efímeros de trabajo de la propia organización, a los que se asigna la responsabilidad de desarrollar un proyecto específico.

• Fija la responsabilidad de cada unidad u órgano en proyectos específicos de acuerdo a sus prioridades.
• Instituye fuertes lazos de interrelación e interdependencia entre los órganos o unidades que integran dicha organización.
• Asigna a un funcionario de alto nivel la representación de la máxima autoridad en asuntos relacionados con sistemas específicos.

Recomendaciones:

• Este tipo de organización es conveniente en aquellos casos en los que se atienden proyectos específicos, de diversa índole (administrativos, financieros, de producción, comercialización, etc.) cuya carga de trabajo no es constante, pero se requiere reforzar la estructura orgánica existente, por tratarse de proyectos de carácter prioritarios.
• Se debe tener en cuenta que cuando las circunstancias son relativamente dinámicas, y en los casos en que se atribuye especial importancia a la "utilidad" y no a la calidad "técnica" del producto, es posible que este diseño de organización sea el más indicado por su fácil asimilación de las técnicas productivas que requiere.

Ventajas y desventajas.

Ventajas particulares de los tipos de organización.
Funcional	Por Producto	Territorial	Por cliente	Matricial
Concentra las habilidades en forma práctica y efectiva al orientar a las personas hacia una actividad específica. Permite acumular y aprovechar la experiencia técnica. Propicia la elaboración de productos de mayor calidad. Arroja mejores resultados en las situaciones que demandan un desempeño estable y en el marco de tareas rutinarias.	Permite evaluar al responsable del área o división de acuerdo con los resultados en el manejo del producto a su cargo. Orienta el logro de resultados subordinándolos a las metas básicas de costos, de productos, programas y utilidades. Facilita la innovación y requiere de una estrecha cooperación y comunicación entre diversos grupos que contribuyen al producto. Posee un grado considerable de flexibilidad para reaccionar y adaptarse a los cambios de las condiciones del medio ambiente, uniendo o eliminando unidades organizacionales por producto conforme a la demanda. Presenta mayor estabilidad y se aplica con gran frecuencia debido a sus virtudes productivas.	Asigna responsabilidades por los resultados en una jurisdicción geográfica. Alienta a los responsables de las áreas a pensar en términos del éxito general de la unidad territorial. Sitúa a la toma de decisiones en el lugar donde se está desarrollando la acción. Resulta bastante efectivo cuando las condiciones locales y regionales varían frecuentemente.	Permite concentrar y aprovechar integralmente los conocimientos en relación con las necesidades específicas de los clientes. Favorece un conocimiento más amplio y fidedigno del mercado de productos. Incrementa el nivel de aprovechamiento de los canales de comercialización.	Favorece el desarrollo de las habilidades en forma notable al permitir que los integrantes de la organización aborden problemas y se encarguen de tareas de muy variada naturaleza. Acrecienta la experiencia técnica y administrativa, propiciando que se conserve dentro de la institución, y se aproveche en mayor escala. Genera una mayor productividad al fomentar una utilización más eficiente de los recursos humanos. Permite la atención ágil de los problemas de la organización.

Desventajas particulares de los tipos de organización.
Funcional	Por Producto	Territorial	Por Cliente	Matricial
Carece de flexibilidad. Dificulta la solución de aquellos problemas que no encajan exactamente dentro de ningún departamento, lo que se traduce usualmente en cargas excesivas de trabajo para los niveles altos de la administración, los cuales se ven frecuentemente obligados a atender problemas que probablemente debieron haber sido resueltos en otros niveles.	Restringe el campo de acción, en virtud de la atomización de labores que genera, propiciando con ello que el personal se sienta inseguro respecto a su desarrollo profesional. Requiere un número mayor de niveles de administración. Reduce la posibilidad de reunir e interactuar experiencias en relación a campos específicos de especialidad. Limita notablemente la posibilidad de integrar profesionistas de un mismo ramo y formación, debido a que la agrupación de los diversos especialistas se orienta al producto debilitando su capacidad funcional.	Ocasiona muchos problemas entre el centro y los órganos regionales cuando no se delegan en forma adecuada cierto tipo de funciones. Favorece la manifestación de criterios inconsistentes en la aplicación de políticas regionales. Genera ciertos problemas por existir dependencia lineal de la máxima autoridad local de los órganos inferiores y dependencia funcional de estos respecto a ciertas áreas a nivel central.		Entraña el riesgo de fomentar una lucha por la dirección de los problemas entre los responsables de cada área. Opera conforme a una mecánica de trabajo, que incrementa las posibilidades de traslape o duplicación de funciones entre las áreas de la organización y la coordinación de proyectos.

Jerarquización.

La jerarquización de las unidades organizacionales tienen por objeto determinar su ubicación dentro de la estructura orgánica de la institución. Esta ubicación depende de diversos y complejos factores, entre los cuales destacan:

• El carácter de la función.
• Ámbito de competencia.
• Calidad de las funciones que realiza.
• Trascendencia y carácter de las decisiones que se toman en el desarrollo de la función.

Conclusiones.

• Por la magnitud, complejidad y acelerado proceso de transformación y crecimiento de las organizaciones, se requiere dedicar una atención prioritaria y permanente a los aspectos organizacionales, para adecuar las estructuras organizativas a las condiciones derivadas de la expansión y diversificación de las operaciones de cada empresa

• La importancia intrínseca de la función "organización" y el amplio y complejo campo de acción de una entidad, imprimen un significado trascendente al conjunto de actividades asociadas al análisis y elaboración de propuestas en materia de diseño organizacional, por ello, esta tarea demanda el concurso de personal experimentado y de una alta calificación profesional

• En el diseño de una organización o reorganización, es importante que esté precedido por un estudio detenido y cuidadoso de las condiciones imperantes en el área que se propone organizar o reorganizar, en virtud de que el diagnóstico integral de la problemática existente permite: detectar las verdaderas causas de la deficiencias e irregularidades que se presentan definir medidas y acciones que resulten mas eficaces para corregir las anomalías y desviaciones y en última instancia, otorgar mayor confiabilidad y consistencia a los argumentos que se esgriman para solicitar una organización o reorganización

• En el proceso inherente al diseño de una organización o reorganización, una vez establecidas las causas que motivan y justifican la realización de esta tarea, es necesario precisar los objetivos que persigue el proyecto de organización o reorganización cuya integración se propone.

• Dichos objetivos deben apoyarse en políticas realistas y congruentes y complementarse con la definición de las funciones que se juzguen necesarias para alcanzarlo

• Hay que tomar en cuenta que los objetivos constituyen la razón de ser del órgano de referencia, las políticas contienen orientaciones sobre aspectos básicos a considerar para la consecución de los objetivos y las funciones representan esencialmente acciones a desarrollar

• Definidos los objetivos, políticas y funciones que se proponen atribuir al órgano bajo estudio, debe analizarse y seleccionar el tipo de organización idóneo, según el caso. Antes de proceder al desarrollo de esta labor, resulta pertinente estudiar las condiciones existentes en el área considerada, empleando el enfoque sistémico. Este enfoque proporciona definitivamente una valiosa ayuda en el análisis y diagnóstico de la situación organizacional ya que permite visualizar los tres subsistemas básicos en que descansa el funcionamiento de las empresas públicas: operación, regulación y control, y servicios de apoyo

• Un aspecto que también se debe analizar y atender con sumo cuidado, durante la elaboración de un diseño organizacional, es la jerarquización de las unidades que se contemplan en el área de estudio.

• Finalmente, es oportuno poner en relieve una conclusión trascendental: el propósito básico de la presente exposición es proporcionar a la audiencia un instrumento útil para el análisis de los problemas organizacionales, así como ser un punto de referencia provechoso en el planteamiento de alternativas para la resolución de problemas.

• Estamos seguros de que este planteamiento contribuirá a que las estructuras de organización que se propongan en el futuro, para estudio y autorización, se apoyen en argumentos que tengan plena validez y consistencia.