Teoría de la Organización

Richard Daft


La teoría de la organización es una forma de pensar acerca de las organizaciones. La teoría de la organización es una forma de ver y analizar las organizaciones con más precisión y profundidad de lo que se podría hacer de otra manera. La forma de ver y pensar sobre las organizaciones se basa en patrones y regularidades en el diseño y comportamiento organizacional. Los académicos de las organizaciones buscan estas regularidades, las definen, las miden y las ponen a disposición del resto de nosotros. Los hechos de la investigación no son tan importantes como los patrones y puntos de vista generales del funcionamiento organizacional.

Algunos antecedentes.

Usted podrá recordar de un curso de administración anterior, que la era moderna de la teoría de la administración comenzó temprano en este siglo, con el punto de vista de la administración clásica, que incluía los enfoques tanto de administración científica como de principios administrativos.

La administración científica, cuyo pionero fue Frederick Winslow Taylor, afirmaba que las decisiones sobre la organización y el diseño del trabajo deben basarse en procedimientos precisos, científicos, después de un estudio cuidadoso de las situaciones individuales. Los principios administrativos se enfocaban más en la organización total y se desarrollaban con los aportes de los prácticos de esta disciplina. Por ejemplo, Henry Fayol propuso catorce principios de administración, como que "cada subordinado recibe órdenes sólo de un superior" (unidad de mando) y "las actividades similares en una organización deben agruparse bajo un solo gerente" (unidad de dirección). La administración científica y los principios de administración eran enfoques de sistemas cerrados, que no anticipaban el ambiente incierto y los rápidos cambios que enfrentan las compañías de hoy.

Después de la teoría clásica de la administración, surgieron otros enfoque académicos. Los estudios de Hawthorne mostraban que el tratamiento positivo de los empleados incrementaba la motivación y productividad, y establecieron las bases para trabajos posteriores sobre liderazgo, motivación y administración de recursos humanos. El trabajo de los sociólogos sobre la burocracia, que comenzó con Weber, apareció en los años cincuenta y sesenta y ayudó a establecer las nociones de burocracia. Las organizaciones posteriores vinieron a quedar caracterizadas como sistemas racionales, de solución de problemas y de toma de decisiones.

La administración científica, los principios administrativos y el enfoque burocrático sobre la organización parecieron funcionar bien en las décadas de los cincuenta y los sesenta. Ahora vemos que el éxito durante este periodo tuvo lugar porque las economías de Europa y Japón habían quedado destruidas por la Segunda Guerra Mundial y las compañías estadounidenses tenían todo el campo de juego para ellas. Las organizaciones se hicieron horrorosamente sobremanejadas, con proporciones infladas de personal gerencial y profesional que hubieran hundido a muchas organizaciones en los años setenta y ochenta. la competencia internacional de Europa y Japón significó un rudo despertar. Por ejemplo, Xerox descubrió que utilizaba 1.3 trabajadores de supervisión por cada trabajador directo, mientras que su afiliada japonesa necesitaba 0.6 trabajadores de supervisión. Para la década de los ochenta, las compañías estadounidenses habían encontrado una forma más adecuada de conducirse; AT&T eliminó 30,000 gerentes durante esa década. La fusión de Chrevron y Gulf condujo al despido de 18,000, muchos de los cuales eran gerentes. GE despidió 50,000 empleados a sueldo.

Esa década produjo nuevas culturas corporativas que apreciaban niveles mínimos de personal, flexibilidad, respuesta rápida al consumidor, empleados motivados y preocupación por los clientes y la calidad de los productos. El mundo cambió con rapidez porque los limites corporativos se vieron modificados por olas de fusiones, muchas de ellas internacionales, y una creciente competencia internacional.

En la actualidad, el mundo y, por tanto, el mundo de los negocios, pasa por un cambio más profundo y de mayores alcances que cualquier otro ocurrido desde el amanecer de la época moderna y la revolución científica hace unos quinientos años. Así como la civilización se vio irrevocablemente modificada en la transición de las sociedades agrarias a las industriales, los nuevos hechos cambiarán la forma en que interactuamos entre nosotros y con nuestras vidas personales y profesionales.

Viejas formas de organización y métodos caducos de administración son inadecuados para enfrentar los problemas nuevos en el mundo posmoderno que está surgiendo. El efecto neto del ambiente de negocios en evolución y el estudio en la evolución de la teoría de la organización es un enfoque nuevo, más flexible, sobre la administración y el uso de la teoría de la contingencia para describir y transmitir conceptos organizacionales.

El paradigma de la organización posmoderna.

Los desafíos producidos por el ambiente en rápido cambio de hoy -la competencia global, la diversidad, los temas de ética, los rápidos avances en tecnología y comunicaciones, un giro de un enfoque explotador a un enfoque sensible a la ecología y las crecientes expectativas de los trabajadores por contar con un trabajo significativo y oportunidades de crecimiento personal y profesional- requieren respuestas diferentes por completo de la gente y las organizaciones. En un texto reciente se argumentaba que la mayor parte de las escuelas de negocios no están preparando a sus estudiantes para el mundo posmoderno, sino que están clavadas en la vieja forma de hacer las cosas, que en esencia significa ofrecer grados en administración "burocrática" más que en administración de negocios. Sin embargo, los gerentes de mañana tendrán que enseñar y orquestar respuestas nuevas a un mundo radicalmente nuevo.

Ya están ocurriendo cambios significativos en las organizaciones como reacción a las modificaciones en la sociedad en general. Estos cambios se reflejan en la figura 1 como un giro del paradigma de la organización moderna a la organización posmoderna. Un paradigma es un conjunto mental compartido que representa una forma fundamental de pensar, percibir y comprender el mundo. Nuestras creencias y explicaciones dirigen nuestro comportamiento. En la sociedad de ritmo rápido de hoy, tienen lugar diferentes cambios en la forma de pensar y comprender; a su vez, éstos se asocian con los cambios en el conocimiento y en el comportamiento que se están dando en las organizaciones.

Antes de la Revolución Industrial, casi todas las organizaciones se relacionaban con la agricultura o el trabajo artesanal. La comunicación era principalmente de cara a cara. Las organizaciones eran pequeñas, con estructuras simples y límites borrosos y, por lo general, no se interesaban en crecer más.

Moderna

Variables Contextuales

Posmoderna

Estable

Ambiente

Turbulenta
Dinero, edificios, máquinas

Forma de capital

Información
Rutinaria

Tecnología

No rutinaria
Grande

Tamaño

Pequeña a moderada
Crecimiento, eficiencia

Metas

Aprendizaje, efectividad
Se da por sentado a los empleados

Cultura

Se delegan facultades a los empleados

Resultados Organizacionales

Rígida y centralizada, con límites claros

Estructura

Flexible y descentralizada con límites borrosos
Autocrática

Liderazgo

Liderazgo de servicio
Formal, escrita

Comunicación

Informal, oral
Burocrática

Control

Descentralizada, autocontrol
Gerentes

Planeación y toma de decisiones

Todo mundo
Patriarcal

Principios guiadores

Igualitaria

Figura 1. Paradigmas de organizaciones modernas y posmodernas.

Sin embargo, en la era industrial moderna, surgió un nuevo paradigma de organización. El crecimiento se convirtió en un criterio básico del éxito. Las organizaciones se volvieron grandes y complejas, y los límites entre los departamentos funcionales y entre las organizaciones eran claros. Los ambientes eran un tanto estables y las tecnologías tendían a hacer procesos de manufactura de producción masiva. Las formas primarias de capital en la era moderna eran el dinero, las construcciones y las máquinas. Las estructuras internas se hicieron más complejas, verticales y burocráticas. El liderazgo se basaba en principios sólidos de administración y tendía a ser autocrático; por lo general la comunicación se realizaba mediante documentos formales y escritos como memorandos, cartas e informes. Los gerentes hacían toda la planeación y "trabajo de reflexión", mientras los empleados se encargaban de las labores manuales a cambio de su salario y otras compensaciones.

En el mundo posmoderno de hoy, el ambiente es cualquier cosa excepto estable, y la organización posmoderna reconoce la naturaleza caótica e impredecible del mundo. En un mundo caracterizado por un cambio rápido, complejidad y sorpresa, los administradores no pueden medir, predecir o controlar en formas tradicionales el drama que ocurre dentro o fuera de la organización. Para enfrentar este caos, las organizaciones necesitan un paradigma nuevo, en el cual tienden hacia un tamaño moderado, con estructuras flexibles, descentralizadas, que hacen hincapié en la cooperación horizontal. Además, los limites entre las organizaciones vuelven a difuminarse, como cuando los competidores aprenden a cooperar para enfrentar condiciones turbulentas del ambiente. La forma primaria de capital en la organización posmoderna no es el dinero ni las máquinas, sino la información, y los métodos de motivación ofrecen a los trabajadores más satisfacción intrínseca de su puesto. Es frecuente que delegarles facultades de toma de decisiones que una vez se reservaron a los gerentes, y la importancia que se da a una visión clara y poderosa ayuda a asegurar que las decisiones se tomen para alcanzar el propósito dominante de la corporación. Una administración sólida todavía es importante en las organizaciones posmodernas; sin embargo, las cualidades de liderazgo a menudo son bastante diferentes. El liderazgo "del servidor" ocupa la pista principal, ya que los gerentes sirven a los empleados que a su vez sirven a los clientes. Además, los líderes informales a menudo emergen por periodos limitados como reacción a problemas específicos y luego se diluyen en los equipos organizacionales cuando condiciones nuevas requieren otros líderes, con habilidades y capacidades diferentes. Las cualidades que por tradición se consideraban igualitarias -igualdad, delegación de facultades, relaciones horizontales y construcción de consensos- son de particular importancia en la organización posmoderna. 

Contingencia.

A pesar de los cambios en el ambiente, las organizaciones no son todas iguales. Demasiados problemas suceden cuando todas las organizaciones reciben un tratamiento similar, como fue el caso con los enfoques de principios administrativos y de burocracia, que trataban de diseñar a todas las organizaciones de la misma forma. Los organigramas y los sistemas financieros que funcionan er la división de ventas al mayoreo de un conglomerado, no son adecuadas para la división de manufactura.

Contingencia significa que una cosa depende de otras, y que para que la organización sea efectiva, debe haber una "bondad de ajuste" entre su estructura y las condiciones en su ambiente externo. Lo que funciona en un ambiente, puede no funcionar en otro. No hay una forma única y mejor.

La teoría de la contingencia significa "todo depende de". Algunas organizaciones pueden experimentar cierto ambiente, utilizar una tecnología de rutina y desear la eficiencia. En esta situación, un enfoque de administración que emplea procedimientos de control burocrático, una estructura funcional y una comunicación formal, sería la más adecuada. De manera similar, procesos de administración de libre flujo funcionan mejor en un ambiente incierto con una tecnología no rutinaria. El enfoque de administración correcto es contingente con la situación de la organización.

TO y acciones conducentes.

¿Por qué estudiar a las organizaciones? La mayoría de la gente que estudia la teoría de la organización pertenece a uno de dos grupos: gerentes o gerentes potenciales de una organización y aquellos que no lo serán. En el caso del segundo grupo, la razón es apreciar y comprender más el mundo que los rodea. La teoría de la organización puede ofrecer elementos de valoración y conocimiento respecto de lo que sucede en las organizaciones. América del Norte es una sociedad de organizaciones y éstas son las entidades sociales claves de nuestro tiempo. Al estudiarlas, usted podrá aprender más sobre un aspecto significativo de su ambiente, así como al estudiar geografía, gastronomía o música.

En el caso de quienes son o serán gerentes, la teoría de la organización ofrece elementos de juicio y conocimientos significativos para ayudarlos a convertirse en mejores gerentes. Como en el caso de IBM, muchos gerentes aprenden teoría de la organización con el método de prueba y error. En IBM no comprendían la situación en que estaban o las contingencias a las que deberían reaccionar. Lo mismo sucedió con People Express Airlines. En 1984 fue considerada una de las compañías mejor administradas; 24 meses después, se vino abajo. La estructura de organización y los sistemas de control informales de People Express no eran adecuados para una gran línea aérea. La teoría de la organización identifica variables y ofrece modelos para que los gerentes sepan diagnosticar y explicar lo que sucede y así puedan organizarse a fin de alcanzar una eficacia más alta.

En un sentido muy real, la teoría de la organización puede hacer que un gerente sea más competente e influyente. Comprender cómo y por qué actúan las organizaciones permite que los gerentes aprendan a reaccionar. El estudio de las organizaciones permite que la gente vea y comprenda cosas que otra gente no puede ver ni comprender. El tema de la cultura organizacional ha sido cada vez más importante en años recientes, en la medida en que las organizaciones cambian hacia estructuras que recalcan el trabajo en equipo y la construcción de consensos. Compañías como Xerox están encontrando eso al emplear científicos sociales para ayudarlos a entender su cultura a fin de mejorar la productividad y recortar costos.

Cuando Xerox decidió en la década de los ochenta contar con programas de capacitación menos costosos y más productivos para sus técnicos de servicio, solicitó la ayuda del antropólogo Julian Orr. Al estar él en llamadas de servicio, Orr concluyó que la reparación de las fotocopiadoras no era el trabajo más difícil de los técnicos -era manejar a la gente que trataba de usar las máquinas-. Ralló que un gran número de llamadas de servicio era de clientes que no sabían usar las complejas fotocopiadoras, no de usuarios cuyas máquinas estuvieran descompuestas. Los técnicos actuaban a menudo como maestros. Aunque Xerox se concentraba en una capacitación tecnológica más profunda y compleja, los problemas que los técnicos de servicio encontraban con mayor frecuencia eran problemas de relaciones. Con este conocimiento, Xerox pudo desarrollar métodos para ayudar a sus técnicos a atender tanto los aspectos de las máquinas como los aspectos humanos de su trabajo. La experiencia de Xerox muestra el lado positivo de lo que la teoría de la organización puede hacer en el área de la cultura corporativa.

Puntos de vista de la TO.

Los teóricos de la organización -y algunos gerentes- tienden a considerarse parte de escuelas de pensamiento con perspectivas o marcos de referencia distintos hacia las organizaciones. Dos posiciones alternativas son el marxismo radical y la economía de transacción y costo.

1. Punto de vista de la contingencia racional.

El punto de vista de la contingencia racional significa una orientación implícita de los gerentes hacia la eficiencia y el mantenimiento del statu quo organizacional. Los investigadores que adoptan este punto de vista aceptan el statu quo de la organización como algo ya dado y sólo buscan regularidades para someterlas a prueba y predecir y controlar la organización con objeto de obtener mayor eficiencia y desempeño.

Esta perspectiva supone que los gerentes son racionales a propósito. Quizá los administradores no siempre tengan la respuesta correcta, pero tratan de hacer lo mejor para la organización desde un punto de vista lógico. La racionalidad significa selección de metas, establecimiento de criterios de eficacia y que los gerentes adoptan estrategias para alcanzar resultados designados en la forma que sea mejor para la organización. Aún más, los administradores tratan de diseñar de manera lógica la estructura y los procesos para que se ajusten a las contingencias del ambiente, tecnología y otros factores en la situación de la organización.

La perspectiva de contingencia racional está muy difundida y sus partidarios creen que las organizaciones son instrumentos para realizar tareas que beneficien a todos los que forman parte de las mismas.

2. Punto de vista del marxismo radical.

Los teóricos de la organización que adoptan el punto de vista del marxismo radical están de acuerdo en que los gerentes son deliberadamente racionales, pero con un giro. Se cree que los administradores toman decisiones para mantenerse en la clase capitalista, reservándose el poder y los recursos. Los administradores toman decisiones no para alcanzar mayor eficiencia y productividad organizacionales, sino para conservar o mejorar su posición. En este sentido, los trabajadores reciben puestos pequeños no para incrementar la producción, sino para "deshabilitarlos" y evitar que tengan mayores derechos sobre la organización. El punto de vista del marxismo radical está impulsado por valores igualitarios y los sueldos de los directores generales, que pueden ser doscientas veces mayores que los sueldos de sus empleados, agrega legitimidad a este argumento.

Un segundo aspecto de este punto de vista es la creencia en cambiar el statu quo. La meta de la teoría organizacional debería ser liberar a los empleados de la alienación, explotación y represión. Los marxistas radicales creen que la teoría de la organización debería incluir una agenda política que examine la legitimidad de lo que hacen las organizaciones y que revele las distorsiones de poder y usos de recursos. Los partidarios más extremistas de este punto de vista quisieran ver una transformación social que impidiera que los miembros que ocupan puestos altos en la jerarquía social dominaran a los miembros de los puestos más bajos.41

3. Punto de vista de la economía de transacción y costo.

Este enfoque se desarrolló fuera del campo de la economía y ha recibido la atención de numerosos teóricos de la organización y sociólogos organizacionales.

La economía de transacción y costo supone que los individuos actúan en su propio interés, y que los intercambios de bienes y servicios podrían ocurrir teóricamente en el mercado libre. Sin embargo, en la medida en que los ambientes se hacen complejos e inciertos, los costos de transacción se vuelven prohibitivos. Los contratos se hacen más largos, su número asciende a cientos y no todos pueden ser supervisados, de allí que las transacciones se traigan al interior de la jerarquía de una organización. El costo de la vigilancia del comportamiento se reduce mediante la supervisión, los sistemas de control y las auditorías en vez de usar contratos. Una estructura particular de una organización existe porque es lo más eficiente en costos. La meta de los individuos en las organizaciones es reducir sus costos de transacción.

Es decir, el foco de este punto de vista radica en el intercambio de bienes y servicios, más que en el de la producción, y asume un punto de vista económico algo limitado de los hechos de una organización. Sus partidarios están de acuerdo en qué no pueden explicar todo el comportamiento en las organizaciones. La mayoría de la gente y de las organizaciones desea conducirse en forma que reduzcan sus costos al mínimo. Sin embargo, muchas actividades dentro de las organizaciones se basan en relaciones sociales y de confianza, más que de supervisión de contratos y de relaciones económicas.

Resumen e Interpretación.

Una idea importante es que las organizaciones son sistemas. En particular, son sistemas abiertos que deben adaptarse al ambiente para sobrevivir. El cambio ha reemplazado la estabilidad como rasgo clave de las organizaciones de hoy. Algunos de los desafíos específicos que los administradores y las organizaciones enfrentan, incluyen la competencia global, la necesidad de renovación organizacional, hacer que los productos y servicios lleguen rápidamente y a precios competitivos a su destino, adaptarse a patrones cambiantes de desarrollo profesional, atender la diversidad y el mantenimiento de altas normas éticas. Estos desafíos conducen a cambios en las formas de organización y en sus métodos de administración. La tendencia es alejarse de los enfoques burocráticos altamente estructurados, para acercarse a sistemas de administración más flexibles, más sueltos, que delegan en los empleados la toma de decisiones y que permiten una mayor satisfacción intrínseca con el trabajo. El trabajo en equipo, la construcción de consensos y la colaboración horizontal son cada vez más importantes.

El foco del análisis de la teoría de la organización no son los individuos, sino la organización. Conceptos de interés incluyen las dimensiones de la estructura y contexto de la organización. Las dimensiones de formalización, especialización, estandarización, jerarquía de autoridad, complejidad, centralización, profesionalismo, proporciones de personal, tamaño, tecnología organizacional, ambiente, metas y estrategia, y cultura proporcionan etiquetas para medir y analizar las organizaciones. Estas dimensiones varían ampliamente de organización a organización.

Control de lectura e investigación.

  1. ¿Cuál es la definición de organización? Explique brevemente cada parte de la definición?
  2. ¿Cuál es la diferencia entre un sistema abierto y un sistema cerrado? ¿Puede proporcionar un ejemplo de un sistema cerrado?
  3. ¿Cuáles son los cinco subsistemas en las organizaciones? Si una organización tuviera que ceder un sistema, ¿sin cuál podría sobrevivir más tiempo? Explíquese.
  4. ¿Por qué podría considerarse que son más complejas las organizaciones humanas que los sistemas de tipo mecánico? ¿Cuál es la consecuencia de esta complejidad para los administradores?
  5. ¿Cuál es la diferencia entre formalización, especialización y estandarización? ¿Cree que una organización que es alta en una de estas tres dimensiones también podría serlo en las restantes? Analícelo.
  6. Analice formas en que su vida se ha visto afectada por el cambio de la época moderna a la posmoderna. 
  7. ¿Qué significa contingencia? ¿Cuáles son las consecuencias de las teorías de contingencia para los administradores?
  8. ¿Qué niveles de análisis se estudian en la teoría de la organización? ¿Cómo se comparan con el nivel de análisis que se estudia en un curso de psicología, sociología y ciencias políticas?
  9. ¿Cuál es el valor de la teoría de la organización para los que no son gerentes? ¿Y para los administradores?
  10. Los primeros teóricos de la administración creían que las organizaciones deberían luchar para ser lógicas y racionales, con un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Analice los pros y contras de este enfoque para las organizaciones de hoy.